Reporting für Restaurants, das du täglich steuern kannst
Mit Power BI bringst du Kasse, Warenwirtschaft und Dienstpläne in ein Reporting, das Wareneinsatz, Rohertrag und Personaleffizienz schneller sichtbar macht.
- Wareneinsatz und Rohertrag tagesnah
- Personalplanung nach Gästeaufkommen
- Kanalmargen inkl. Plattformgebühren
Wenn dein Reporting 4 Wochen hinterherläuft, steuerst du blind
Viele Restaurantbetriebe sehen den Wareneinsatz erst nach der Monatsinventur. Dann ist der Rohertrag je Standort schon Geschichte – und nicht mehr steuerbar.
Gleichzeitig verschwinden Abweichungen in Sammelpositionen: Schwund vs. Fehlbuchung, Plattformgebühren ohne Artikelbezug, Kanäle ohne echte Marge. Ergebnis: Entscheidungen werden aus dem Bauch getroffen, obwohl die Daten eigentlich da sind.
Was gutes Restaurant-Reporting wirklich leisten muss
Du brauchst kein weiteres Excel. Du brauchst ein System, das Abweichungen früh zeigt und Verantwortlichkeiten pro Standort klar macht.
Abweichungen erkennen, solange du noch reagieren kannst
Rezepturen gegen Kassendaten abrechnen, Stornos und Fehlbuchungen sichtbar machen und Wareneinsatz nicht erst am Monatsende diskutieren.
Personal nach Nachfrage steuern – nicht nach Gefühl
Umsatz und Gäste je Stunde als Basis für Schichtplanung. So vermeidest du Überstunden, Wartezeiten und unproduktive Stunden.
Kanäle sauber trennen: Restaurant, Delivery, Catering
Plattformgebühren, Rabatte und Kanalkosten gehören in die Marge. Sonst subventionierst du unbemerkt unprofitable Umsätze.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting für Restaurants besonders?
Für Restaurantgruppen, Systemgastronomie und Mehrstandort-Betriebe, die Kasse, Warenwirtschaft und Zeiterfassung konsistent auswerten wollen.
Auch für Betriebe mit Delivery- oder Catering-Anteil, bei denen die Kanalmarge nach Plattformgebühren über Gewinn oder Verlust entscheidet.
Was steckt im Paket?
Ein klar abgegrenztes Einstiegsprojekt, das schnell in den Betrieb kommt – und sauber skalierbar bleibt.
KPI-Set für Restaurant-Steuerung
Wareneinsatzquote, Rohertrag, Umsatz je Personalstunde, Personalkostenquote, Bondurchschnitt, Schwund/Abschriften und Stornoquote – abgestimmt auf deine Standorte und Kanäle.
Power BI Dashboard-Design
Management-Übersicht, Standort-Ansichten und operative Detailseiten (Artikel, Warengruppen, Uhrzeiten, Bestellkanäle) – so, dass Filialleitungen damit arbeiten.
Datenmodell & Anbindung im Microsoft-Stack
Strukturiertes Datenmodell als Basis für konsistente Kennzahlen – integrierbar in eure Microsoft-Umgebung (z.B. Azure/Microsoft Fabric, je nach Setup).
Governance & Rollen für den Alltag
Wer darf was sehen? Welche Definition gilt? Welche Datenqualität ist Pflicht? Damit das Reporting nicht nach drei Monaten wieder „zerfällt“.
Hol dir eine klare Route für euer Restaurant-Reporting
- Use Cases klar abgrenzen
- Microsoft-Setup schnell bewerten
- Nächste Schritte als Plan
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis (Ausgangslage → Lösung → Ergebnis).
Systemgastronomie: Wareneinsatz tagesnah statt Monatsinventur
Ausgangslage
- Wareneinsatz erst nach Monatsinventur sichtbar
- Rohertrag je Standort mit hohem Zeitverzug
- Schwund und Fehlbuchungen nicht trennbar
- Rezepturen nicht gegen Kassendaten abgeglichen
Ergebnis
- Power BI KPI-Dashboard für Standorte und Zentrale
- Tagesnahe Abrechnung Rezeptur vs. Kasse
- Abweichungen nach Warengruppe und Artikel sichtbar
- Klare Verantwortlichkeiten durch Standort-Ansichten
Restaurantgruppe: Kanalmarge für Delivery & Catering sauber steuern
Ausgangslage
- Delivery-Umsatz steigt, Profitabilität unklar
- Plattformgebühren als Sammelposition ohne Bezug
- Rabatte und Aktionen nicht kanalgenau ausgewertet
- Revisionsthemen: Kassen- und Zeitdaten schwer prüfbar
Ergebnis
- Kanalmarge inkl. Plattformgebühren und Rabatten
- Power BI Views: Restaurant vs. Delivery vs. Catering
- Standortvergleich mit einheitlichen KPI-Definitionen
- Dokumentierte Datenherkunft und Zugriffskonzept
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Unser Vorgehen ist wie eine gute Route: erst Orientierung, dann Etappen, dann Höhenmeter.
Erstgespräch
Wir klären, welche Steuerungsfragen wirklich zählen (Wareneinsatz, Rohertrag, Personalkennzahlen, Kanalmarge) und grenzen Use Cases so ab, dass das Projekt planbar bleibt.
Setup
Wir bauen Datenmodell und Power BI Reports so, dass Kennzahlen konsistent sind: Definitionen, Filterlogik, Standort-/Kanalstruktur und ein sauberes Berechtigungskonzept.
Training
Wir nehmen Standortleitungen und Controlling mit: KPI-Interpretation, Drilldowns, Ursachenanalyse (z.B. Portionsgrößen, Schwund, Fehlbuchungen) und ein klarer Reporting-Rhythmus.
Skalierung
Wenn der erste Bereich sitzt, skalieren wir: weitere Standorte, weitere Datenquellen, mehr Detailtiefe – ohne dass KPI-Definitionen auseinanderlaufen.
So verändert sich deine Steuerung im Restaurantalltag
Du merkst den Unterschied nicht im Dashboard – sondern in den Entscheidungen, die du täglich triffst.
- Wareneinsatz erst nach Inventur diskutiert
- Rohertrag je Standort zu spät verfügbar
- Personalplanung nach Erfahrung und Bauchgefühl
- Delivery wirkt stark, Marge bleibt unklar
- Excel-Schnittstellen und unterschiedliche KPI-Definitionen
- Wareneinsatzquote und Rohertrag tagesnah sichtbar
- Abweichungen je Artikel/Warengruppe erklärbar
- Schichtplanung mit Gäste- und Umsatzmustern
- Kanalmarge nach Plattformgebühren steuerbar
- Ein KPI-Set für Zentrale und Standorte
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Preise, die zu einem steuerbaren Reporting führen
Der Preis hängt am klar abgegrenzten Use Case und dem gewünschten Umfang.
- KPI-Definitionen für Restaurantsteuerung
- Dashboard-Konzept inkl. Seitenstruktur
- Datenquellen-Check (Kasse/WaWi/Zeiten)
- Roadmap für Umsetzung
- Datenmodell + KPI-Logik umgesetzt
- 1–2 Power BI Dashboards produktiv
- Standort- und Kanalfilter integriert
- Enablement für Controlling & Führung
- Skalierung auf mehrere Standorte
- Governance, Rollen und Berechtigungen
- Datenmanagement nach Zielarchitektur
- Betriebsmodell für laufende Weiterentwicklung
Hol dir eine klare Route für euer Restaurant-Reporting
- Use Cases klar abgrenzen
- Microsoft-Setup schnell bewerten
- Nächste Schritte als Plan
Häufige Fragen
Welche KPIs gehören in ein gutes Reporting für Restaurants?
Typisch sind Wareneinsatzquote, Rohertrag, Umsatz je Personalstunde, Personalkostenquote, Bondurchschnitt, Schwund/Abschriften und Stornoquote. Wichtig ist nicht die Menge, sondern dass Definitionen je Standort und Kanal identisch sind.
Geht das auch ohne perfekte Datenqualität aus Kasse und Warenwirtschaft?
Ja, aber wir müssen sauber trennen: Was ist „steuerbar“ für den Start und was kommt später. Oft starten wir mit klaren Datenquellen (z.B. Kassendaten + Zeiterfassung) und erweitern dann um Rezepturen, Wareneingang oder Plattformgebühren-Details.
Wie mache ich Plattformgebühren und Rabatte in der Kanalmarge sichtbar?
Indem Gebühren, Rabatte und Aktionen als eigene Positionen in die Kanalrechnung kommen – nicht als Sammelposten. In Power BI kannst du dann Restaurant, Delivery und Catering mit gleicher Logik vergleichen und siehst, welche Umsätze tatsächlich profitabel sind.
Welche Tools nutzt ihr für Restaurant-Reporting?
Ausschließlich Microsoft: Power BI für Dashboards und Standard-Reporting, Microsoft Fabric für Datenmanagement (je nach Bedarf) und optional Purview für Governance rund um Datenherkunft, Zugriff und Dokumentation.