Reporting für Kanzleien: KPIs, Dashboards, Steuerung
Wir zeigen dir, wie du Kanzlei-Reporting mit klaren KPI-Definitionen, Interaktiven Dashboards und sicherer Datenbasis aufbaust – im Microsoft-Stack.
- Deckungsbeitrag & Liquidität je Mandat
- Echtzeit-Dashboard statt Excel-Inseln
- Governance, DSGVO, Rechte sauber geregelt
Wenn Zahlen fehlen, steuert die Kanzlei nach Gefühl
In vielen Kanzleien gibt es Zeiten, Rechnungen und Fristen – aber kein Reporting, das Aufwand, Profitabilität und Risiken in einem Bild zusammenführt.
Das Ergebnis: Partner diskutieren über Einzelfälle statt über Trends, unfakturierte Leistungen binden Liquidität, und die Transparenz über Mandate, Teams und Auslastung bleibt zu spät oder zu grob.
Was gutes Kanzlei-Reporting konkret löst
Ein sinnvoller Report ist kein Selbstzweck. Er beantwortet die Fragen, die Partner und Kanzleimanagement wirklich täglich entscheiden müssen.
Profitabilität je Mandat wird sichtbar
Bei Pauschalen und Gebühren entsteht das Ergebnis im Aufwand. Reporting macht die Streuung transparent und zeigt, welche Mandate ihren Aufwand decken.
Unfakturierte Leistungen werden steuerbar
Offene Leistungen bleiben sonst monatelang liegen. Berichte zur Altersstruktur und zum Volumen reduzieren Blindflug und verbessern Liquidität.
Fristen werden zur Kapazitätsplanung
Fristen sind kein reines Verwaltungsthema. Dashboards zeigen Belastungsspitzen je Team und Berufsträger, damit du Qualität und Termine absicherst.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting in Kanzleien?
Für Kanzleien, die wachsen wollen, ohne dass Qualität, Termintreue und Marge „zufällig“ entstehen.
Besonders relevant ist es, wenn du mehrere Teams/Standorte steuerst, Honorargespräche datengestützt führen willst oder ihr eure Prozesse durch Digitalisierung und Automatisierung stabiler machen möchtet.
Was steckt im Paket?
Ein praxisnaher Leitfaden: KPIs definieren, Daten zusammenführen, Reports etablieren.
KPI-Set für Kanzleien
Gemeinsam definieren wir Kennzahlen wie Deckungsbeitrag je Mandat, realisierter Stundensatz, Anteil unfakturierter Leistungen, Forderungsbestand, Zahlungsdauer, Auslastung und offene Fristen nach Risiko.
Datenquellen & Automatisierung
Wir klären, welche Systeme angebunden werden (z.B. ERP/Zeiterfassung/Telefonie/CRM) und wie eine automatisierte Reporting-Pipeline entsteht – inkl. REST API, Dateiexporten oder sauberem Schnittstellen-Setup.
Interaktive Dashboards & Berichte
Du bekommst Interaktive Dashboards in Power BI: Partner-Ansichten für Steuerung, operative Views für Teams, plus regelmäßige Berichte wie Automatische Monatsreports.
Data Governance, Sicherheit, Datenschutz
Mandantenscharfe Auswertung, abgestufte Zugriffe und ein klares Berechtigungskonzept. Fokus auf DSGVO, Berufsgeheimnis und revisionssichere Nachvollziehbarkeit im Reporting.
Wollt ihr eure Kanzlei mit KPIs statt Bauchgefühl steuern?
- Kurz-Check: Ziele, KPIs, Datenquellen
- Quick-Wins für Reports & Dashboards
- Nächste Schritte als klare Route
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis (typische Kanzlei-Szenarien).
Wirtschaftsrecht: Deckungsbeitrag & unfakturierte Leistungen im Griff
Ausgangslage
- Zeiten erfasst, aber Profitabilität je Mandat unklar
- Unfakturierte Leistungen ohne Altersstruktur
- Reports als Excel-Mail und manuell gebaut
- Zugriffsrechte nicht mandantenscharf geregelt
Ergebnis
- Power-BI-Reporting für Partner und Teams etabliert
- KPIs: Deckungsbeitrag, realisierter Stundensatz, WIP-Alter
- Automatisierte Pipeline im Fabric Lakehouse statt Copy/Paste
- Governance mit Purview: Datenkatalog & Verantwortlichkeiten
Kanzlei mit Notariat: Fristen, Auslastung und Monatsreports
Ausgangslage
- Fristen geführt, aber Belastungsspitzen nicht geplant
- Auslastung je Team nur subjektiv bewertet
- Monatsberichte uneinheitlich, hoher manueller Aufwand
- Datenschutz-Fragen blockieren Analytics-Initiativen
Ergebnis
- Echtzeit-Dashboard für Fristen, Risiko und Kapazität
- Automatische Monatsreports für Partner-Review
- Copilot für Adhoc-Analyse im Microsoft-Umfeld
- Rechtekonzept + Protokollierung für Compliance-Anforderungen
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Vier Etappen – wie eine sichere Route zum Gipfel: vom KPI-Set bis zum laufenden Reporting.
Erstgespräch
Wir klären Zielbild, Stakeholder (Partner, Controlling, IT), eure wichtigsten Themen und definieren die KPIs. Ergebnis: klare Use Cases, ein erstes Datenquellen-Mapping und ein realistischer Plan.
Setup
Wir setzen die Datenbasis auf: Daten zusammengeführt, Berechtigungen, Data Governance, Datenqualitäts-Checks. Dann bauen wir die ersten Reports/Dashboards in Power BI – fokussiert auf Steuerung statt Deko.
Training
Wir machen dein Team fit: Interpretation von Kennzahlen, Drilldowns, Standards für Berichte, und wie ihr neue Anforderungen sauber in die Pipeline bringt – ohne Wildwuchs.
Skalierung
Wenn die Basis steht, skalieren wir: zusätzliche Datenquellen, Automatisierung, weitere Interaktive Dashboards, sowie KI-gestützte Adhoc-Fragen mit Copilot – immer mit sicherem Zugriffskonzept.
So verändert sich Steuerung in der Kanzlei
Vom manuellen Report zur belastbaren Entscheidungsgrundlage für Partner und Teams.
- Berichte entstehen als Excel-Mail-Anhang
- Profitabilität je Mandat bleibt Vermutung
- Unfakturierte Leistungen werden zu spät erkannt
- Fristen sichtbar, aber nicht planbar
- Datenschutz bremst Analytics-Initiativen aus
- Ein KPI-Standard für die ganze Kanzlei
- Interaktive Dashboards mit Drilldown bis Mandat
- Offene Leistungen nach Alter priorisiert steuerbar
- Kapazität und Fristen als Forecast-View
- Governance, Rollen und Protokolle sauber geregelt
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Preise als Orientierung: vom KPI-Start bis zur Plattform
Der Aufwand hängt davon ab, wie viele Systeme, KPIs und Berechtigungsstufen ihr wirklich braucht.
- Kanzlei-KPIs priorisieren
- Datenquellen-Mapping
- Report-Struktur & Governance-Skizze
- Nächste Schritte als Checkliste
- Power-BI-Datenmodell für Kern-KPIs
- Interaktive Dashboards für Partner/Teams
- Automatische Monatsreports
- Rollen- und Rechtekonzept
- Automatisierung der Reporting-Pipeline
- Microsoft Fabric für Datenmanagement
- Purview für Governance & Nachvollziehbarkeit
- Copilot für Adhoc-Analytics
Wollt ihr eure Kanzlei mit KPIs statt Bauchgefühl steuern?
- Kurz-Check: Ziele, KPIs, Datenquellen
- Quick-Wins für Reports & Dashboards
- Nächste Schritte als klare Route
Häufige Fragen
Welche KPIs sind für Kanzleien wirklich sinnvoll?
Starte mit KPIs, die Entscheidungen auslösen: Deckungsbeitrag je Mandat und je Leistungsart, realisierter Stundensatz, Stunden Ist gegen Pauschale, Anteil und Altersstruktur unfakturierter Leistungen, Forderungsbestand und Zahlungsdauer. Für die Steuerung im Alltag kommen Auslastung je Team/Berufsträger und offene Fristen (nach Fälligkeit und Risiko) dazu.
Wie bekomme ich ein Echtzeit-Dashboard, ohne jeden Tag manuell zu pflegen?
Du brauchst eine saubere Datenpipeline: Quellen definieren, Daten zusammengeführt (z.B. per Schnittstelle/Export/REST API), automatisierte Aktualisierung und klare Datenverantwortung. In Power BI baust du darauf ein Echtzeit-Dashboard bzw. ein Dashboard mit regelmäßigen Refresh-Zyklen, die zu euren Prozessen passen.
Wie passt Kanzlei-Reporting zu DSGVO, Berufsgeheimnis und Compliance?
Das steht und fällt mit Berechtigungen und Data Governance: mandantenscharfe Zugriffe, Rollenmodelle, protokollierbare Datenflüsse und klare Regeln, wer welche Kennzahlen sehen darf. Zusätzlich definierst du Standards für Berichte (Jura Reports), damit keine Schatten-Reports per Mail entstehen.
Können wir dafür KI nutzen (KI Reporting) – ohne Tool-Chaos?
Ja, wenn du KI an die richtige Stelle setzt: nicht als Ersatz für saubere Daten, sondern für Adhoc-Analyse und Fragen an bestehende Reports. Im Microsoft-Ökosystem ist Copilot dafür der naheliegende Weg. Wichtig: Erst KPI-Definitionen, Datenqualität und Rechte sauber machen – dann KI sinnvoll nutzen.