Reporting für Forschungsinstitute, das Mittelabfluss & Compliance steuerbar macht
Wir bauen dir ein Reporting, mit dem du Förderprojekte, Auftragsforschung und Trennungsrechnung unterjährig sauber steuerst – im Microsoft-Stack.
- Mittelabfluss, Restmittel, Restlaufzeit je Projekt
- Vollkostendeckung Auftragsforschung unterjährig sichtbar
- Prüffähige Trennungsrechnung statt Jahresaktion
Wenn Reporting zu spät kommt, ist das Geld oft schon weg
In vielen Forschungsinstituten entsteht die Wahrheit erst im Jahresabschluss: Mittelabfluss, Restmittel, Budgetüberläufe oder nicht kostendeckende Auftragsforschung werden zu spät sichtbar.
Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann Fördermittel kosten, Projekte ausbremsen und bei Themen wie Trennungsrechnung und Nachweispflichten echte Prüfrisiken erzeugen.
Woran Reporting in Forschungsinstituten typischerweise scheitert
Das Problem ist selten „zu wenig Daten“. Es ist fehlende Durchgängigkeit: von Projektstruktur über Kostenlogik bis zur konsolidierten Sicht.
Manuelle Zwischenstände statt Steuerung
Verwendungsnachweise werden je Projekt separat gebaut. Konsolidierte Zwischensichten fehlen – und damit die Chance, unterjährig gegenzusteuern.
Vollkosten kommen zu spät ans Licht
Ob Auftragsforschung die Vollkosten deckt, wird oft erst am Jahresende klar. Unterjährig fehlst du in Entscheidungen zu Preisen, Ressourcen und Projektmix.
Trennungsrechnung nur jährlich
Wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Tätigkeit wird häufig erst einmal im Jahr sauber getrennt. Das schafft Unsicherheit bei laufenden Projekten und erhöht den Abstimmungsaufwand.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting für Forschungsinstitute besonders?
Wenn du mehrere Förderprojekte parallel steuerst, Auftragsforschung abrechnest oder eine prüffähige Trennungsrechnung brauchst, bringt dir ein sauberes Reporting sofort Klarheit in Entscheidungen.
Typisch ist auch: Eure Daten stecken verteilt in ERP/Finanzen, Projektlisten, Zeiterfassung und Excel-Nachweisen – und niemand hat eine verlässliche, unterjährige Gesamtsicht.
Was steckt im Paket?
Von der ersten KPI-Logik bis zum produktiven Dashboard – strukturiert entlang klarer Use Cases.
KPI-Set für Förder- & Auftragsprojekte
Wir definieren Kennzahlen wie Mittelabfluss gegen Bewilligung, Restmittel/Restlaufzeit, Overheadsatz & Deckung sowie Vollkostendeckung der Auftragsforschung – so, dass sie steuerbar werden.
Datenmodell & Governance im Microsoft-Stack
Wir bauen eine robuste Basis für Reporting: sauberes Datenmodell, eindeutige Projektstrukturen, Rollen/Rechte und nachvollziehbare Definitionen – damit Zahlen nicht diskutiert werden müssen.
Power-BI-Dashboards für Leitung & Projektsteuerung
Du bekommst Dashboards für Institutsleitung, Controlling und Projektverantwortliche: Portfolio-Sicht, Drill-down bis Projekt/Teilprojekt, klare Ampeln und Maßnahmenfähigkeit.
Enablement für Teams statt Tool-Frust
Wir machen deine Leute fit: kurze, zielgerichtete Übergabe, Guidelines für Self-Service und ein Vorgehen, mit dem Reporting nicht nach dem Go-live stehen bleibt.
Willst du Mittelabfluss und Trennungsrechnung unterjährig im Griff haben?
- Kostenloser Scope-Check für eure KPIs
- Klare Use Cases statt Bauchgefühl
- Microsoft-Stack: Power BI & Fabric
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis: typische Ausgangslagen und wie das Reporting danach funktioniert.
Forschungsinstitut: Fördermittelsteuerung über ein Projektportfolio
Ausgangslage
- Mittelabfluss nur über manuelle Zwischenstände sichtbar
- Restmittel und Restlaufzeit nicht konsolidiert verfügbar
- Verwendungsnachweise je Projekt separat aufgebaut
- Unklare KPI-Definitionen zwischen Fachbereich und Controlling
Ergebnis
- Power-BI-Portfolio-Sicht mit Drill-down je Projekt
- Frühe Hinweise auf Mittelverfall und Budgetrisiken
- Einheitliche KPI-Definitionen inkl. Datenkatalog
- Nachweissichten aus derselben Datenbasis statt Excel-Ketten
Auftragsforschung: Vollkostendeckung und Trennungsrechnung laufend steuern
Ausgangslage
- Vollkostendeckung wurde erst im Jahresabschluss sichtbar
- Trennungsrechnung nur jährlich, hoher Abstimmungsaufwand
- Overheadsatz und Deckung je Projekt nicht transparent
- Projektentscheidungen ohne belastbare unterjährige Datenbasis
Ergebnis
- Unterjährige Sicht auf Deckung und Overhead-Logik
- Laufende Trennungsrechnung als Reporting-Sicht verfügbar
- Steuerung von Projektmix und Preisen auf Basis von KPIs
- Adhoc-Analysen für Rückfragen über Copilot im Microsoft-Kontext
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route vom Bergfuß bis zum Gipfel: erst Use Cases, dann Daten, dann Dashboards – und danach skalieren.
Erstgespräch
Wir klären deine Reporting-Ziele: Welche Förderlogik, welche Projektstruktur, welche KPIs (z. B. Mittelabfluss, Restmittel, Vollkostendeckung, Anteil wirtschaftlicher Tätigkeit) – und wer welche Entscheidungen trifft.
Setup
Wir setzen Datenmodell und Datenflüsse im Microsoft-Ökosystem auf, schaffen eindeutige Definitionen und stellen sicher, dass die Zahlen konsistent sind – auch bei mehreren Quellen.
Training
Wir bauen die Dashboards in Power BI und übergeben sie so, dass Teams sie nutzen und erweitern können: kurze Schulung, klare Guidelines, saubere Rollen/Rechte.
Skalierung
Danach erweitern wir Schritt für Schritt: weitere Projekte, weitere KPIs (z. B. Auslastung Großgeräte, verrechenbarer Stundenanteil), weitere Zielgruppen – ohne dass die Plattform instabil wird.
So verändert sich eure Steuerung mit einem sauberen Reporting
Der Unterschied ist nicht „mehr Reports“, sondern eine belastbare, unterjährige Sicht auf Geld, Zeit und Compliance.
- Mittelabfluss-Spiegel nur punktuell, oft manuell
- Restmittel/Restlaufzeit ohne konsolidierte Gesamtsicht
- Vollkosten der Auftragsforschung erst am Jahresende
- Trennungsrechnung als jährliche Pflichtübung
- Verwendungsnachweise als Excel-Projekt pro Förderfall
- Unterjähriges Projektportfolio mit klaren Ampeln
- Restmittel und Restlaufzeit je Projekt jederzeit sichtbar
- Vollkostendeckung als laufende Steuerungsgröße
- Trennungsrechnung als prüffähige Reporting-Sicht
- Einheitliche KPI-Definitionen und weniger Abstimmung
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Preise: Einstieg ins Reporting, das Entscheidungen schneller macht
Die Pakete sind so geschnitten, dass du mit klaren Use Cases starten und dann sauber ausbauen kannst.
- Use Cases und KPI-Landkarte
- Datenquellen-Check und Machbarkeit
- Mini-Prototyp für eine Kennzahl
- Nächste Schritte als Fahrplan
- Datenmodell und KPI-Definitionen
- 1–2 produktive Dashboards
- Rollen/Rechte und Datenlogik
- Übergabe plus Enablement
- Microsoft Fabric als Datenbasis
- Mehrere Dashboards und Zielgruppen
- Governance und skalierbare Struktur
- Roadmap für Ausbau und Betrieb
Willst du Mittelabfluss und Trennungsrechnung unterjährig im Griff haben?
- Kostenloser Scope-Check für eure KPIs
- Klare Use Cases statt Bauchgefühl
- Microsoft-Stack: Power BI & Fabric
Häufige Fragen
Welche KPIs sind im Reporting für Forschungsinstitute typisch?
Häufig starten wir mit Mittelabfluss gegen Bewilligung, Restmittel und Restlaufzeit je Projekt. Für Auftragsforschung kommen Vollkostendeckung, Overheadsatz und Deckung dazu. Wenn Trennungsrechnung relevant ist, braucht es zusätzlich den Anteil wirtschaftlicher Tätigkeit als laufende Sicht.
Müssen wir sofort Microsoft Fabric einsetzen?
Nein. Wenn ihr schon eine saubere Datenbasis habt, kann Power BI auch direkt darauf aufsetzen. Fabric ist dann sinnvoll, wenn Datenquellen verstreut sind, ihr ein Lakehouse braucht oder Governance und Skalierung sauber gelöst werden sollen.
Wie entsteht bei euch Planungssicherheit, ohne dass du Tagessätze nennst?
Wir grenzen die Use Cases im Gespräch klar ab (z. B. Portfolio-Förderprojekte, Vollkostendeckung, Trennungsrechnung) und schneiden daraus ein Paket. So bekommst du ein festes Budget für ein klar definiertes Ergebnis – und ihr könnt intern verlässlich planen.
Können Fachbereiche später selbst Analysen machen?
Ja, wenn Datenmodell und KPI-Definitionen sauber sind. Wir bauen das so auf, dass Self-Service nicht zur Wildwuchs-Zone wird. Für Adhoc-Fragen im Microsoft-Kontext kann Copilot zusätzlich helfen – ohne eure Governance zu umgehen.