Reporting in der Eventbranche: Projekte, DB1 und Auslastung im Griff
Wir bauen dir ein Power-BI-Reporting, das Margen (DB1), Projektkosten und Auslastung so sichtbar macht, dass du schneller steuerst statt nachzubuchen.
- DB1 je Projekt, Kunde und Gruppe
- Frühwarnsystem für unprofitable Aufträge
- Statuslogik: Angebot bis Abgeschlossen
Wenn DB1 erst am Monatsende auffällt, ist es zu spät
In der Eventbranche verändern sich Umsätze und Kosten ständig: Angebotsänderungen, Nachbuchungen, später gebuchte Lieferantenrechnungen, Personalverschiebungen. Gleichzeitig sollst du Projekte profitabel steuern – auf Tagesbasis.
Ohne sauberes Reporting auf Projektebene bleibt DB1 ein Bauchgefühl. Und genau dann rutschen einzelne Projekte (oder ganze Unternehmensgruppen) weit unter den Zielkorridor, ohne dass du rechtzeitig gegensteuerst.
Damit Reporting dir hilft – nicht nur Zahlen zeigt
Unser Fokus: ein Reporting, das du im Steuerungstermin nutzen kannst. Klar, schnell, belastbar – und so gebaut, dass es im Microsoft-Ökosystem sauber weiterwächst.
Projektsteuerung statt Excel-Feuerwehr
Du siehst Abweichungen zwischen Projekterlös, Umsatz und Kosten früh – inklusive Drilldown bis auf Projekt, Kunde, Team oder Unternehmensgruppe.
Statuslogik, die eure Realität abbildet
Angebot, Auftrag, Abgeschlossen: Wir modellieren Statuswechsel, Nachbuchungen und Szenarien so, dass Forecast und Ist nicht gegeneinander arbeiten.
Strukturiert nach Polarstern-Methodik
Strategie/Governance, Architektur, Visualisierung und Change: Damit Power BI kein Lizenzgrab wird, sondern ein Steuerungsinstrument.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting in der Eventbranche besonders?
Für Geschäftsführung, Finance/Controlling und Operations, die Profitabilität auf Projektebene steuern müssen – mit wechselnden Auftragsständen und hoher Dynamik bei Kosten und Ressourcen.
Typische Auslöser: DB1 deutlich unter Ziel, große Streuung zwischen Unternehmensgruppen, fehlende Transparenz über unprofitable Projekte oder unklare Entscheidungen zwischen Kostenreduktion und Umsatzerhöhung.
Was steckt im Paket?
Du bekommst ein Reporting-Paket, das auf euer Projektgeschäft zugeschnitten ist – von Datenmodell bis Dashboard und Enablement.
KPI-Setup für Projektrentabilität
DB1, Projekterlös, Umsatz, Kosten und Abweichungen – inklusive Definitionen, Filterlogik und sinnvollen Hierarchien (Projekt → Kunde → Gruppe).
Datenmodell & Power-BI-Design
Sauberes Modell für verlässliche Zahlen, schnelle Ladezeiten und klare Visualisierung. Kein Wildwuchs aus Measures und halbgaren Tabellen.
Frühwarnlogik für Abweichungen
Erkennung von Projekten mit extremem Verhältnis Umsatz zu Kosten, inkl. Markierungen für „Handlungsbedarf“ im Dashboard.
Übergabe & Governance light
Dokumentation, Rollen und Betriebslogik: Wer pflegt was, welche Datenquellen sind „Single Source of Truth“, wie kommen Änderungen kontrolliert rein.
Möchtest Du ein sauberes Reporting in der Eventbranche aufsetzen?
- Kurzer Check eurer Projekt- und Statuslogik
- Klare Use Cases für Reporting definieren
- Nächste Schritte mit Plan und Scope
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis – typische Ausgangslagen und was danach möglich war.
Eventdienstleister: DB1-Transparenz je Projekt und Status
Ausgangslage
- DB1 nur monatlich, auf Gesamtfirma
- Nachbuchungen verfälschen Projektmargen
- Statuswechsel (Angebot/Auftrag/Abgeschlossen) ohne Reporting-Logik
- Abweichungen erst sichtbar, wenn es weh tut
Ergebnis
- DB1, Umsatz und Kosten je Projekt mit Drilldown
- Status-Reporting inkl. Historie und Nachbuchungen
- Frühwarnliste für unprofitable Projekte
- Klare Steuerung: Kosten senken oder Umsatz heben
Agenturgruppe: Ressourcensteuerung über Auslastung und Profitabilität
Ausgangslage
- Auslastung in Insellösungen, nicht mit DB1 verknüpft
- Starke Streuung der Marge zwischen Unternehmensgruppen
- Planung ohne belastbaren Projektstatus und Forecast
- Entscheidungen zu Hiring/Shift nur nach Gefühl
Ergebnis
- Auslastung und DB1 gemeinsam steuerbar
- Portfolio-Sicht: Kunden und Gruppen vergleichen
- Szenarien für Statuswechsel und Forecast
- Operative Entscheidungen mit klarer Datenbasis
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route vom Bergfuß bis zum ersten produktiven Dashboard – und danach skalieren wir sauber weiter.
Erstgespräch
Wir klären eure Steuerungsfragen (DB1, Abweichungen, Auslastung), definieren 2–4 messerscharfe Use Cases und grenzen Scope und Datenquellen ab.
Setup
Wir bauen Datenmodell und Reporting in Power BI, inklusive Statuslogik, KPI-Definitionen und einem Dashboard, das ihr im Steuerungsmeeting wirklich nutzt.
Training
Wir befähigen Controlling und Key User: Wie interpretiert ihr DB1 richtig, wie nutzt ihr Drilldowns, und wie kommen Änderungen kontrolliert ins Modell.
Skalierung
Wenn die Basis steht, erweitern wir: weitere Datenquellen, mehr Teams/Standorte, oder eine saubere Plattform mit Microsoft Fabric für Data Management und Governance.
Vom Zahlenfriedhof zur Projektsteuerung
Du merkst den Unterschied nicht in „mehr Reports“, sondern in schnelleren, klareren Entscheidungen.
- DB1 kommt zu spät und zu grob
- Unklare Definitionen von Umsatz und Kosten
- Statuswechsel und Nachbuchungen verfälschen Auswertungen
- Abweichungen werden manuell gesucht
- Auslastung getrennt von Profitabilität
- DB1 je Projekt, Kunde und Gruppe sichtbar
- Einheitliche KPI-Definitionen und Datenmodell
- Statuslogik bildet eure Realität ab
- Frühwarnlogik für unprofitable Projekte
- Ressourcen- und Kostensteuerung auf Datenbasis
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete, die sich an Steuerungswirkung orientieren
Der Preis hängt am klar abgegrenzten Use Case – nicht an vagen „Beratungstagen“.
- Use-Case-Scoping und Prototyping
- Power-BI-Datenmodell für Projektmargen
- 1 Dashboard inkl. Drilldowns
- Übergabe an Key User
- Statusmodell Angebot/Auftrag/Abgeschlossen
- Abweichungslogik Umsatz vs. Kosten
- Mehrere Sichten: Projekt/Kunde/Gruppe
- Governance light & Dokumentation
- Erweiterung auf mehrere Einheiten/Teams
- Microsoft-Fabric-Setup für Datenpipelines
- Rollen, Berechtigungen, Betriebsmodell
- Enablement für Self-Service-Reporting
Möchtest Du ein sauberes Reporting in der Eventbranche aufsetzen?
- Kurzer Check eurer Projekt- und Statuslogik
- Klare Use Cases für Reporting definieren
- Nächste Schritte mit Plan und Scope
Häufige Fragen
Wie bildet ihr Nachbuchungen und Statuswechsel korrekt ab?
Wir definieren zuerst, was bei euch fachlich als „Umsatz“, „Projekterlös“ und „Kosten“ gilt – und wie sich das je Status (Angebot, Auftrag, Abgeschlossen) verändern darf. Danach setzen wir die Logik im Datenmodell so um, dass Ist, Forecast und Historie nachvollziehbar bleiben.
Können wir DB1 bis auf einzelne Projekte und Kunden runterbrechen?
Ja – genau dafür bauen wir Hierarchien und Drilldowns (z.B. Unternehmensgruppe → Kunde → Projekt). Wichtig ist, dass die Datenquellen diese Schlüssel sauber liefern oder wir sie gemeinsam bereinigen.
Brauchen wir dafür direkt Microsoft Fabric?
Nicht zwingend. Für viele Start-Szenarien reicht Power BI mit gutem Datenmodell. Microsoft Fabric wird interessant, wenn ihr mehrere Quellen, wachsende Datenmengen, wiederverwendbare Pipelines oder stärkere Governance braucht.
Wie stellt ihr sicher, dass das Reporting auch genutzt wird?
Wir bauen nicht „alles, was geht“, sondern nur die Use Cases, die eure Steuerung wirklich verbessern. Dazu gehören klare KPI-Definitionen, verständliche Visualisierung und ein kurzer Enablement-Block für die Leute, die täglich damit arbeiten.