Reporting für die Büroausstattungsbranche – mit Power BI
Wir bauen dir ein Reporting, das Projektmarge, Nachlässe, Montage und Liefertermine über CRM und ERP hinweg steuerbar macht.
- Projektmarge während der Laufzeit sichtbar
- Nachlässe, Nachträge, Trefferquote im Blick
- Montage-Auslastung und Termintreue steuern
Wenn eure Zahlen erst am Ende stimmen, ist es zu spät
In der Büroausstattungsbranche entstehen Probleme selten „im Bericht“ – sondern in der Verknüpfung: Angebote im CRM, Nachlässe und Nachträge im ERP, Montage-Rückmeldungen irgendwo dazwischen.
Das Ergebnis: Margenerosion wird zu spät erkannt, Vertriebsressourcen werden auf falsche Ausschreibungen gesetzt und Liefer- oder Montageverzug ist nicht zentral sichtbar.
Was ein gutes Reporting hier leisten muss
Du brauchst kein weiteres Dashboard. Du brauchst Steuerung: wenige, klare KPIs – auf einer Datenbasis, der IT und Fachbereich vertrauen.
Projektmarge nicht erst nach Schlussrechnung
Wenn die tatsächliche Projektmarge erst nach Projektabschluss feststeht, kannst du nicht gegensteuern. Reporting muss Ist-Montagestunden, Nachträge und Margenabweichungen in der Laufzeit sichtbar machen.
Vertrieb: Trefferquote statt Bauchgefühl
Ohne Auswertung nach Segment, Projektgröße und Vertriebler bleibt unklar, welche Ausschreibungen sich lohnen. Ein sauberes Reporting zeigt Angebotsvolumen, Trefferquote und Nachlassquote pro Segment.
Liefer- & Montageverzug früh erkennen
Wenn Lieferzeiten telefonisch erfragt werden und Rückstände nicht zentral sichtbar sind, stehen Projekte still. Reporting muss Auftragsbestand, Rückstandspositionen, Termintreue (Hersteller/Montage) und Auslastung der Kolonnen verbinden.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting in der Büroausstattungsbranche?
Für Unternehmen, die Projekte mit Montageanteil liefern – und Marge, Termine und Compliance aktiv steuern müssen.
Typische Auslöser: viele parallele Projekte, heterogene Systeme (CRM/ERP), steigender Rabattdruck, wachsende Reklamationen oder fehlende Transparenz über Auslastung und Fahrtzeitanteile.
Was steckt im Paket?
Ein klar abgegrenzter Einstieg – mit Fokus auf Steuerungsfähigkeit statt Datenfriedhof.
KPI-Design & Use-Case-Schnitt
Wir definieren mit dir die entscheidenden KPIs: Projektmarge, Nachlassquote, Trefferquote, Auftragsbestand, Termintreue, Auslastung Kolonnen. Danach schneiden wir die ersten Use Cases so, dass sie wirklich umsetzbar sind.
Datenmodell über CRM & ERP
Wir bauen ein verständliches Modell, das Angebote, Aufträge, Nachträge, Hersteller, Kunden und Projektstruktur zusammenbringt. Ziel: eine konsistente Wahrheit für Finance, Vertrieb und Projektleitung.
Power BI Reports & Rollenlogik
Du bekommst KPI-Reports für Management und operative Sichten für Vertrieb und Projektleiter. Mit sauberer Themenstruktur, Filterlogik und Berechtigungen.
Betrieb, Governance & Adoption
Wir klären Ownership, Datenqualität, Namenskonventionen und Change. Damit das Reporting im Alltag genutzt wird – und nicht nach 6 Wochen liegen bleibt.
Willst du wissen, welche 3 KPIs bei euch zuerst auf den Tisch müssen?
- Use Cases abgrenzen und priorisieren
- Datenquellen und Lücken schnell klären
- Realistischen Startplan festzurren
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis – typische Ausgangslagen, typische Ergebnisse.
Projektmarge & Montage im Griff bei starkem Wachstum
Ausgangslage
- Projektmarge erst nach Abschluss belastbar
- Montagestunden nur pauschal kalkuliert
- Nachträge im ERP, kein Projektblick
- Auslastung und Fahrtzeitanteil intransparent
Ergebnis
- Projektcontrolling mit laufender Margensicht
- Ist-Montage & Nachträge je Projekt sichtbar
- Auslastung Kolonnen planbarer steuerbar
- Früherkennung von Margenerosion im Alltag
Vertriebssteuerung über Trefferquote, Nachlassquote & Segmente
Ausgangslage
- Angebote im CRM, Nachlässe/Nachträge im ERP
- Keine Verknüpfung von Angebot zu Auftrag
- Trefferquote je Vertriebler unbekannt
- Rabattierung nicht systematisch auswertbar
Ergebnis
- Trefferquote nach Segment & Projektgröße sichtbar
- Nachlassquote je Team und Kunde steuerbar
- Ausschreibungen gezielter priorisiert
- Einheitliche KPI-Logik für Sales & Finance
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route zum ersten produktiven Reporting – ohne Umwege.
Erstgespräch
Wir klären Zielbild, Stakeholder und die ersten 1–3 Use Cases (z.B. Projektmarge, Trefferquote, Termintreue). Dazu: welche Systeme liefern welche Felder – und wo sind die Lücken.
Setup
Wir setzen Datenmodell und Power BI Grundgerüst auf. Falls sinnvoll, bauen wir die Datenversorgung in Microsoft Fabric so, dass CRM/ERP-Daten sauber zusammenlaufen und nachvollziehbar bleiben.
Training
Wir gehen mit euch durch Reports, KPI-Definitionen und Bedienlogik. Ziel: Projektleitung, Vertrieb und Controlling können die Zahlen erklären und nutzen – ohne „Dashboard-Flüsterer“.
Skalierung
Wir erweitern entlang eurer Prioritäten: mehr Projekte, mehr KPIs, feinere Berechtigungen, Governance. Optional: Datenkatalog und Verantwortlichkeiten mit Purview.
So verändert sich eure Steuerung im Tagesgeschäft
Weniger Diskussion über Zahlen. Mehr Fokus auf Entscheidungen.
- Projektmarge erst nach Schlussrechnung klar
- Nachlässe erodieren Marge unbemerkt
- Trefferquote wird nicht systematisch gemessen
- Lieferverzug nur telefonisch und lokal bekannt
- Montage-Auslastung basiert auf Erfahrung
- Projektmarge und Abweichungen im Verlauf sichtbar
- Nachlassquote und Nachträge transparent steuerbar
- Trefferquote nach Segment und Projektgröße klar
- Rückstände und Termintreue zentral im Reporting
- Auslastung inkl. Fahrtzeitanteil besser disponierbar
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Preise, die zum Nutzen passen – nicht zum Bauchgefühl
Du bekommst einen Einstieg, der schnell steuerungsrelevante KPIs liefert und danach sauber ausbaubar ist.
- KPI-Workshop für Fokus und Scope
- Datenquellen-Review CRM/ERP
- Messlogik für 5–8 KPIs
- Roadmap für nächsten Schritt
- Datenmodell über Kernobjekte
- 1–2 Management-Reportseiten
- Operative Sichten für Teams
- Einführung Berechtigungen & Standards
- Datenversorgung in Fabric (falls nötig)
- Mehrere Use Cases end-to-end
- Governance inkl. Rollen & Ownership
- Skalierung, Betrieb und Weiterentwicklung
Willst du wissen, welche 3 KPIs bei euch zuerst auf den Tisch müssen?
- Use Cases abgrenzen und priorisieren
- Datenquellen und Lücken schnell klären
- Realistischen Startplan festzurren
Häufige Fragen
Welche KPIs sind in der Büroausstattungsbranche am wichtigsten?
Fast immer sind es wenige, aber entscheidende Steuerungsgrößen: Projektmarge, Nachlassquote, Trefferquote, Auftragsbestand, Termintreue (Hersteller und Montage) sowie Auslastung der Kolonnen inkl. Fahrtzeitanteil. Welche davon bei euch „zuerst“ kommt, hängt davon ab, wo Marge und Termine aktuell wegrutschen.
Müssen wir dafür sofort eine neue Datenplattform einführen?
Nicht zwingend. Für einen starken Start reicht oft ein sauberer Power BI Aufbau mit klarer Datenlogik. Wenn CRM/ERP-Daten aber stark fragmentiert sind oder ihr skalieren wollt, ist Microsoft Fabric häufig der nächste sinnvolle Schritt.
Wie verbindet ihr CRM und ERP, wenn Felder oder Schlüssel fehlen?
Wir machen das transparent: Erst klären wir, welche Verknüpfung fachlich korrekt ist (z.B. Angebot → Auftrag → Projekt). Dann definieren wir, welche Schlüssel wirklich gebraucht werden und wie ihr sie sauber erzeugt oder nachpflegt. Ohne diese Klärung wird Reporting zum Ratespiel.
Wer muss bei uns mitarbeiten und wie viel?
Ihr braucht je Use Case einen fachlichen Owner (z.B. Controlling/Projektleitung) und einen IT-Ansprechpartner für Zugriffe und Systemverständnis. Wir führen, strukturieren und bauen – aber die KPI-Definitionen und fachlichen Regeln müssen gemeinsam beschlossen werden, damit sie im Alltag tragen.