Reporting in der Beratungsbranche – steuerbar mit Power BI
Wir bauen ein Reporting, das Auslastung, Projektmarge und Forecast sauber zusammenbringt – als Grundlage für bessere Annahme- und Kapazitätsentscheidungen.
- Auslastung und Stundensatz gemeinsam steuern
- Festpreisprojekte früh im Blick behalten
- Weniger Excel, mehr Single Source
Wenn Auslastung „gut“ aussieht – und die Marge trotzdem kippt
In der Beratungsbranche entscheidet nicht nur Auslastung über Erfolg, sondern der Mix aus Rollen, Vertragsarten, realisiertem Stundensatz, nicht fakturierten Stunden und Projektfortschritt.
Wenn Planung, Zeiterfassung, Pipeline und Projektstatus nicht zusammenlaufen, steuerst du im Nebel: Forecasts werden unzuverlässig, Festpreisprojekte rutschen, und Margenerosion fällt erst auf, wenn es zu spät ist.
Was ein gutes Beratungs-Reporting leisten muss
Damit du Kapazität, Projekte und Ergebnis gleichzeitig im Griff hast, braucht dein Reporting klare Logik – nicht noch ein Excel-Tab.
Eine Wahrheit für Auslastung
Wenn Ressourcenplanung und Zeiterfassung unterschiedliche Auslastungswerte liefern, entstehen Fehlentscheidungen. Ein gutes Reporting definiert, welche Auslastung gilt – und wie sie berechnet wird.
Festpreis-Projekte laufend steuern
Ohne Fertigstellungsgrad und laufende Nachkalkulation erkennst du Margenerosion erst am Projektende. Reporting muss Plan, Ist und Fortschritt pro Projekt zusammenführen.
Nicht fakturierte Stunden sichtbar machen
Nicht fakturierte Stunden sind oft der größte stille Ergebnisverlust. Reporting braucht Begründungscodes und eine Analyse, die Ursachen statt nur Summen zeigt.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting in der Beratungsbranche?
Für Beratungen, Agenturen und Professional-Services-Teams, die mehrere Projekte parallel liefern und ihre Steuerung nicht länger auf manuell gepflegten Dateien aufbauen wollen.
Besonders sinnvoll ist es, wenn du Festpreis- und Time-&-Material-Projekte mischst, wöchentlich Kapazitätsentscheidungen triffst oder Compliance-Themen wie Arbeitszeitgesetz, Vergaberecht oder Nachweispflichten sauber abbilden musst.
Was steckt im Paket?
Klare KPIs, saubere Definitionen und Dashboards, die du wirklich nutzt.
KPI-Set für Beratung
Gemeinsam definieren wir Kennzahlen wie Projektmarge, Deckungsbeitrag je Projekt, fakturierbare Auslastung, realisierten Stundensatz, Anteil nicht fakturierter Stunden, Fertigstellungsgrad und Pipeline nach Phase – inklusive eindeutiger Berechnungslogik.
Datenmodell & Quellenanbindung
Wir bringen Planung, Zeiterfassung, Projektstatus und Pipeline in ein konsistentes Modell, damit geplante gegen verfügbare Kapazität, Auftragsbestand und Umsatzforecast nicht mehr auseinanderlaufen.
Dashboards für Steuerung & Führung
Du bekommst Management- und Operativ-Sichten: Auslastung vs. Stundensatz, Projektportfolio, frühzeitige Risikoindikatoren für Festpreisprojekte, sowie Drilldowns bis auf Team, Rolle und Projekt.
Governance & Zugriff
Damit Zahlen belastbar bleiben, definieren wir Verantwortlichkeiten, Datenbegriffe und Berechtigungen – besonders wichtig bei sensiblen Mitarbeiter- und Zeitdaten sowie regulatorischen Nachweispflichten.
Willst du sehen, wie dein Beratungs-Reporting aussehen kann?
- Use Cases und KPIs gemeinsam schärfen
- Quellen, Lücken und Risiken sauber klären
- Nächste Schritte als Route definieren
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis: typische Ausgangslagen, klare Ergebnisse.
Professional Services: Auslastung, Marge und Forecast in einem Cockpit
Ausgangslage
- Wöchentliche Auslastung weicht je System ab
- Forecast monatlich in Excel, ohne Ist-Abgleich
- Festpreisprojekte ohne laufenden Fertigstellungsgrad
- Unklare Definitionen für Marge und Deckungsbeitrag
Ergebnis
- Single Source of Truth für Auslastung und Kapazität
- Projektmarge und Deckungsbeitrag je Projekt im Fokus
- Frühindikatoren für Festpreis-Risiken im Portfolio
- Governance für KPI-Definitionen und Datenzugriffe
IT-Beratung: Nicht fakturierte Stunden und Compliance steuerbar machen
Ausgangslage
- Nicht fakturierte Stunden ohne Begründungscode
- Hohe Auslastung bei sinkendem realisierten Stundensatz
- Überstundensaldo wird nur punktuell geprüft
- Nachweispflichten je Projekt/Vertragsart schwer belegbar
Ergebnis
- Analyse nicht fakturierter Stunden nach Ursache und Team
- Steuerung von Auslastung und Stundensatz in einer Sicht
- Monitoring für Überstundensaldo als Compliance-Baustein
- Projekt- und Vertragslogik transparent dokumentiert
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route statt Aktionismus: von KPI-Definition bis Betrieb.
Erstgespräch
Wir klären die wichtigsten Steuerungsfragen: Welche KPIs entscheiden über Annahme, Staffing und Ergebnis? Danach schneiden wir Use Cases so zu, dass sie klar abgrenzbar und umsetzbar sind.
Setup
Wir bauen Datenmodell und Reporting-Logik so, dass Planung, Ist-Zeiten, Projektstatus und Pipeline zusammenlaufen. Fokus: eindeutige Definitionen, nachvollziehbare Berechnungen, saubere Berechtigungen.
Training
Wir machen Fachbereich und IT fit für den Alltag: KPI-Verständnis, Self-Service-Grenzen, Drilldowns, und wie du Fragen aus der Geschäftsführung schnell beantwortest, ohne wieder Excel zu bauen.
Skalierung
Wenn das Fundament steht, skalieren wir: weitere Bereiche, zusätzliche Projektarten, Standards für neue Reports, und optional Adhoc-Analysen im Microsoft-Ökosystem – ohne die Governance zu verlieren.
So verändert sich eure Steuerung
Vom Bauchgefühl zur belastbaren Entscheidungsgrundlage – ohne Tool-Zoo.
- Wöchentliche Auslastung je System „anders“
- Forecast in Excel, hoher Pflegeaufwand
- Festpreis erst am Ende nachkalkuliert
- Nicht fakturierte Stunden ohne Ursachenbild
- Compliance-Checks nur punktuell möglich
- Ein KPI-Standard für Auslastung und Kapazität
- Forecast mit Bezug zu Projektfortschritt und Ist
- Fertigstellungsgrad als Frühwarnsystem
- Ursachen für nicht fakturierte Stunden sichtbar
- Nachweise und Regeln sauber im Reporting abbildbar
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete, die dein Reporting wirklich nutzbar machen
Du startest klein, bekommst ein sauberes Fundament und kannst danach gezielt ausbauen.
- KPI-Workshop für Beratungssteuerung
- Definitionen für Auslastung & Stundensatz
- Skizze Datenmodell und Quellen
- Umsetzungsplan mit Prioritäten
- Power-BI-Dashboard für Portfolio-Steuerung
- Projektmarge und Fertigstellungsgrad-Logik
- Pipeline und Kapazität in einer Sicht
- Governance: Begriffe, Rollen, Zugriffe
- Mehrere Zielgruppen-Reports (Mgmt/Operativ)
- Erweiterungen für Compliance und Nachweise
- Standardisierung für neue Projekte/Teams
- Betriebs- und Weiterentwicklungs-Setup
Willst du sehen, wie dein Beratungs-Reporting aussehen kann?
- Use Cases und KPIs gemeinsam schärfen
- Quellen, Lücken und Risiken sauber klären
- Nächste Schritte als Route definieren