Reporting im Architekturbüro: Projekte mit Dashboards steuern
Wir zeigen dir, wie du Projektreporting im Architekturbüro sauber definierst, Kennzahlen (KPIs) etablierst und über Power BI Dashboards automatisiert verfügbar machst.
- Klare KPIs statt Excel-Ping-Pong
- Projektstatus, Budget, Risiken im Blick
- Governance, Rollen, Verantwortlichkeiten geregelt
Wenn Reports euer Projekt nicht steuern, steuert euch das Projekt
In vielen Architekturbüros entsteht Reporting „nebenbei“: Excel-Listen, manuelle Exporte aus ERP/Zeiterfassung, unterschiedliche Formate je Projektleitung. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und führt zu Diskussionen statt Entscheidungen.
Ohne klare Definition von Projektreporting, saubere Datenflüsse (ETL/ELT) und feste Verantwortlichkeiten entstehen Dashboards, die nett aussehen – aber im Management-Meeting nicht tragen.
Warum Projektreporting im Architekturbüro anders ist
Ihr steuert viele parallele Projekte, oft mit Mischkalkulation, HOAI-Phasenlogik, Nachträgen und externer Stakeholder-Kommunikation. Genau deshalb sollte Reporting bei euch klar, kurz und belastbar sein.
Projektstatus muss täglich nutzbar sein
Wenn der Report erst nach Monatsabschluss kommt, ist er zu spät. Gute Berichte liefern einen aktuellen Status zu Aufwand, Budget und Meilenstein-Tracking – ohne manuelle Nachbearbeitung.
Ein KPI-Set statt 20 Interpretationen
Kennzahlen (KPIs) müssen definiert, einheitlich berechnet und im Controlling wie in der Projektleitung identisch verstanden werden. Sonst steuern Teams aneinander vorbei.
Governance ist kein Overhead
Ohne KPI-Governance, Rollen und Freigaben entstehen Wildwuchs, doppelte Reports und Sicherheitsrisiken. Mit klarer Struktur wird Reporting skalierbar – über alle Projekte.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
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Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Reporting im Architekturbüro besonders?
Für dich, wenn du Projekte aktiv steuern willst – statt Zahlen nachzulaufen. Typische Auslöser sind Wachstum, mehrere Standorte, neue Projektformen oder der Wunsch nach mehr Transparenz im Management.
Das passt besonders, wenn ihr ZEP (oder eine andere Zeiterfassung), ein ERP und Projektablagen (z. B. Microsoft Teams) nutzt, aber eure Projektreports aktuell manuell zusammengezogen werden.
Was steckt im Paket?
Ein praxistauglicher Implementierungspfad: Definition → Daten → Dashboards → Betrieb
Definition: Was bedeutet Reporting bei euch?
Wir definieren gemeinsam, was „bedeutet Reporting“ in eurem Kontext: welche Entscheidungen sollen möglich sein, welche Projekte sind im Fokus, welche KPIs sind Pflicht, welche optional.
KPIs & Governance: klare Regeln
Wir legen KPI-Definitionen, Verantwortlichkeiten, Freigaben und Rollen fest: Wer liefert Daten, wer prüft, wer nutzt – und wann ein Report als „gültig“ gilt (Projektreporting-Standard).
Datenquellen & ETL/ELT: automatisierte Basis
Wir klären eure Systeme (ERP, ZEP, Projektmanagement, Dateien) und bauen einen robusten Pfad für automatisierte Aktualisierung: von Extraktion über Transformation bis ins Datenmodell.
Dashboards & Reports: Management-tauglich
Wir setzen Power BI Dashboards auf, die typische Fragen der Geschäftsführung, Projektleitung und des Controlling beantworten – mit Drilldown, klaren Formaten und nachvollziehbarer Logik.
Willst du eure Reporting-Strukturen einmal sauber aufsetzen?
- Kurzer Check: Datenquellen und Machbarkeit
- Vorschlag für KPIs, Rollen, Governance
- Nächste Schritte als klare Roadmap
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis: typische Ausgangslagen in Architekturbüros und wie daraus skalierbares Reporting wird.
Projektsteuerung über alle Leistungsphasen
Ausgangslage
- Projektstatus kam aus Excel und Bauchgefühl
- ZEP und ERP waren nicht konsolidiert
- Unklare KPI-Definitionen je Projektleitung
- Monatliche Reports, hoher manueller Aufwand
Ergebnis
- Einheitliche Kennzahlen (KPIs) inkl. Definition
- Power BI Dashboards für Management und Projekte
- Automatisierte ETL/ELT-Pipelines mit Governance
- Klare Rollen: Controlling, Projektleitung, IT
Liquidität, Forecast und Projektreporting vereint
Ausgangslage
- Reports aus ERP, DATEV-Exports und Fileserver
- Projektbudget und Aufwand nicht zusammen sichtbar
- Viele Ad-hoc-Fragen ans Controlling
- Fehler durch manuelle Konsolidierung
Ergebnis
- Zentrale Datenbasis für Projekte und Finanzen
- Dashboards mit Budget, Aufwand, Status, Risiken
- Copilot für schnelle Ad-hoc-Analysen im Tenant
- Wiederverwendbare Templates für neue Projekte
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine Route, die ihr nachvollziehen könnt: erst definieren, dann automatisieren, dann skalieren.
Erstgespräch
Wir klären Zielbild und Auswahl der Use Cases: Welche Entscheidungen sollen schneller werden? Welche Projekte? Welche Reports sind Pflicht? Dazu: Systemlandschaft (ERP, ZEP, Dateien, Projektmanagement) und technische Risiken.
Setup
Wir definieren Projektreporting, KPI-Katalog und KPI-Governance. Parallel bauen wir den Datenpfad (ETL/ELT) und ein erstes semantisches Modell für Power BI. Ergebnis: ein erster produktiver Report mit klarer Struktur.
Training
Wir etablieren Prozesse: Refresh-Verantwortung, Release-Workflow, Namenskonventionen, Rollen und Zugriffe. Dazu Enablement für Controlling und Projektleitung: Reports lesen, kommentieren, weiterentwickeln.
Skalierung
Wir erweitern: weitere Projekte, weitere Formate (z. B. Steering Committee-Ansichten), zusätzliche Datenquellen und mehr Automatisierung. Wichtig: Standards halten, damit skalierbares Reporting nicht wieder zum Wildwuchs wird.
Was sich mit sauberem Projektreporting konkret ändert
Der Unterschied liegt nicht im Tool, sondern in Definition, Datenqualität und Verantwortlichkeiten.
- Projektstatus in verschiedenen Excel-Formaten
- Budget und Aufwand nicht konsistent verknüpft
- Viele manuelle Schritte, viele Fehler
- Diskussionen über Zahlen statt Entscheidungen
- Reports hängen an einzelnen Personen
- Klare Reports mit einheitlichen KPIs
- Dashboards mit Drilldown pro Projekt
- Automatisierte Aktualisierung aus Systemen
- Rollen, Governance und Prozess sind definiert
- Management steuert aktiv statt reaktiv
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete, die euch schnell zu nutzbarem Reporting bringen
Der Preis ergibt sich aus klar abgegrenzten Use Cases, Datenquellen und dem gewünschten Implementierungspfad.
- Definition: Projektreporting & Zielbild
- KPI-Katalog inkl. Berechnungslogik
- 1 Power BI Dashboard als MVP
- Governance-Basics: Rollen und Zugriff
- Mehrere Datenquellen (ERP, ZEP, Dateien)
- ETL/ELT-Setup und Datenmodell
- Dashboards für Management und Projektleitung
- Standards: Struktur, Formate, Release-Prozess
- Microsoft Fabric als Datenplattform-Option
- Mehrprojekt-Template und Rollout-Plan
- KPI-Governance inkl. Freigaben
- Enablement: Betrieb, Doku, Übergabe
Willst du eure Reporting-Strukturen einmal sauber aufsetzen?
- Kurzer Check: Datenquellen und Machbarkeit
- Vorschlag für KPIs, Rollen, Governance
- Nächste Schritte als klare Roadmap
Häufige Fragen
Was bedeutet Projektreporting im Architekturbüro konkret?
Projektreporting bedeutet: du bekommst regelmäßig (und möglichst automatisiert) einen verlässlichen Projektstatus zu Aufwand, Budget, Fortschritt, Risiken und offenen Punkten. Wichtig ist die Definition: welche Kennzahlen (KPIs) gelten, wie werden sie berechnet, wer ist verantwortlich und wann wird berichtet.
Welche KPIs sind typische Kennzahlen für Architekturbüro-Projekte?
Typische KPIs sind z. B. Budget vs. Ist-Aufwand, Stunden je Leistungsphase, Forecast bis Projektende, Auslastung, WIP/abzurechnende Leistungen (je nach ERP), Meilenstein-Tracking, offene Nachträge sowie Ampeln für Risiken. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern die klare, einheitliche KPI-Definition.
Wie aufwändig ist das – und welche Voraussetzungen braucht ihr von uns?
Der Aufwand hängt vor allem an Datenquellen und Prozessen: Gibt es ein ERP? Gibt es ZEP als Zeiterfassung? Wie sauber sind Projektstrukturen, Kostenstellen und Stammdaten? Für einen guten Start reichen oft 1–2 priorisierte Projekte, klarer Scope, ein Ansprechpartner aus Controlling und einer aus IT. Danach kann man die Struktur projektweise etablieren und skalieren.
Datenschutz, Sicherheit, Governance: Wie bleibt das sauber?
Wir setzen auf klare Rollen, Rechte und Arbeitsbereiche im Microsoft-Ökosystem. Governance heißt hier: definierte Verantwortlichkeiten, nachvollziehbare Datenherkunft, geprüfte KPI-Logik und geregelte Veröffentlichungen. Wenn ihr bereits Vorgaben habt (z. B. interne Policies), bauen wir das in das Setup ein.