Power BI Xentral: So verbindest du ERP-Daten mit sauberen Dashboards
Wir zeigen dir, wie du Xentral mit Power BI integrierst, Daten normalisierst und Kennzahlen wie Deckungsbeitrag, Retouren und Lagerreichweite zuverlässig steuerst.
- Xentral-Daten in Power BI zusammenführen
- Retouren und Gutschriften richtig normalisieren
- Kanal- und Lager-Dashboards statt Excel
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Wenn Zahlen je System anders aussehen, steuerst du blind
Viele Teams lesen Umsatz je Kanal aus Shop, Marktplatz und Xentral und kleben alles in Excel zusammen. Das kostet Zeit – und führt fast zwangsläufig zu Abweichungen, weil Retouren, Gutschriften und Zeitbezüge unterschiedlich behandelt werden.
Mit einer Power BI Xentral Integration baust du eine einheitliche Datenbasis: gleiche Definitionen, klare Berechtigungen und Dashboards, die wöchentlich (Kanal) oder täglich (Lager) wirklich belastbar sind.
Typische Ursachen – und was du dafür brauchst
Die Technik ist selten das Problem. Häufig fehlen klare KPI-Definitionen, saubere Datenmodelle und ein nachvollziehbarer Weg vom Beleg zur Kennzahl.
Uneinheitliche Logik bei Retouren & Gutschriften
Wenn Retoure, Gutschrift und Rechnung nicht einheitlich auf Auftrag, Artikel und Kanal gemappt werden, bekommst du mehrere „Wahrheiten“ – je nach Quelle und Excel-Formel.
Kanal-Performance ohne Marketingkosten
Werbekosten liegen oft außerhalb des ERP. Ohne Join auf Auftrag/Kanal und eine klare Zeitlogik siehst du Umsatz – aber nicht den echten Deckungsbeitrag je Kanal.
Lager-KPIs ohne saubere Zeitachsen
Lagerreichweite, Durchlaufzeit und Lieferfähigkeit hängen davon ab, ob du nach Auftragsdatum, Versanddatum oder Rechnungsdatum auswertest – und ob Stammdaten konsistent sind.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
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Für wen lohnt sich Power BI mit Xentral besonders?
Für Unternehmen, die Xentral als ERP nutzen und zusätzlich Shop-, Marktplatz- und Marketingdaten haben – und die Steuerung aktuell über Excel-Wochenübersichten und Portal-Exports läuft.
Besonders, wenn du wöchentlich Kanalentscheidungen triffst (Budget, Einkauf, Preis) und täglich Lagerentscheidungen (Nachbestellung, Engpässe, Ladenhüter) treffen musst.
Was steckt im Paket?
Ein klarer Weg von Xentral-Daten zu Power-BI-Dashboards – inkl. Sicherheit, Modell und KPI-Logik.
1) Scope: KPIs, Dimensionen, Datenquellen
Wir definieren mit dir die KPI-Logik (z. B. Umsatz netto je Kanal, Retourenquote, Deckungsbeitrag, Lagerreichweite) und die Dimensionen (Kanal, Artikel/Artikelgruppe, Kunde/Region, Beleg, Lager, Zeit). Danach legen wir fest, welche Xentral-Objekte und externen Quellen eingebunden werden.
2) Verbindung einrichten – Schritt für Schritt
Wir richten die Anbindung so ein, dass sie wartbar bleibt: Datenzugriff (API/Export je nach Setup), Datenabzug in ein Power-BI-taugliches Staging, Ladezyklen (wöchentlich für Kanal, täglich fürs Lager) und einfache Fehlerdiagnose. Ziel: reproduzierbare Aktualisierung statt manueller Exporte.
3) Normalisierung & Datenmodell
Wir normalisieren Belege (Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift) und bauen ein sauberes Modell: einheitliche Schlüssel, definierte Zeitlogik (Auftragsdatum/Rechnungsdatum/Versanddatum) und klare Zuordnung von Retouren/Gutschriften. Damit stimmen Summen über alle Sichten hinweg.
4) Dashboards, Rechte, Betrieb
Wir setzen Power-BI-Reports für Kanalsteuerung und Lagersteuerung um und klären Sicherheits- und Berechtigungskonzepte (Rollen, Workspace-Struktur, Zugriff auf Datensätze). Optional definieren wir Support- und Betreuungsprozesse für Weiterentwicklung und Betrieb.
Willst du wissen, ob deine Xentral-Daten „Power-BI-ready“ sind?
- Klarer Scope für Kanal- und Lager-Reporting
- Abgleich: ERP vs. Shop vs. Marktplatz
- Konkrete nächste Schritte für Setup & Modell
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis (typische Ausgangslagen, typische Ergebnisse).
E-Commerce: Kanal-DB statt Portal-Summen
Ausgangslage
- Umsatz je Kanal aus Portalen in Excel
- Retouren und Gutschriften inkonsistent behandelt
- Marketingkosten getrennt vom ERP betrachtet
- Deckungsbeitrag nur als Einmal-Auswertung
Ergebnis
- Einheitliche KPI-Definitionen für Kanäle
- Saubere Beleg-Logik für Retoure/Gutschrift
- Power BI Dashboard für Umsatz & Deckungsbeitrag
- Wöchentlicher Kanalvergleich inkl. Vorjahr/Monat
Handel: Lagerreichweite & Lieferfähigkeit täglich steuern
Ausgangslage
- Bestände in Xentral, Auswertung in Excel
- Keine robuste Lagerreichweite nach Abverkauf
- Engpässe bei Bestsellern zu spät erkannt
- Durchlaufzeit Auftrag bis Versand nicht transparent
Ergebnis
- Power BI Modell mit Lager- und Zeitdimensionen
- Dashboard für Lagerumschlag & Bestandswert
- Lieferfähigkeit und Artikel ohne Umsatz sichtbar
- Tägliche Aktualisierung für operative Steuerung
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Vier Etappen – damit du vom Datenchaos zur Steuerungsroutine kommst.
Erstgespräch
Wir klären Ziele, KPIs und Datenquellen rund um Xentral, Shop, Marktplätze und Marketing. Ergebnis: ein klarer Scope (Use Cases, Dimensionen, Aktualisierung) und ein realistischer Umsetzungsplan.
Setup
Wir setzen die Verbindung auf, bauen Staging und Datenmodell und normalisieren Belege (inkl. Retouren/Gutschriften). Parallel definieren wir Rollen und Zugriffe, damit Security von Anfang an mitläuft.
Training
Wir bauen die ersten Reports für Kanal und Lager und führen euch in die Nutzung ein: Filterlogik, Drilldowns, KPI-Definitionen und Verantwortlichkeiten. Ziel: Fachbereiche werden schnell handlungsfähig.
Skalierung
Wir skalieren von den ersten Dashboards auf weitere Bereiche (z. B. Einkauf, Kunden/Region, Saison) und stabilisieren Betrieb & Weiterentwicklung – damit aus einem Report eine BI-Plattform wird.
So verändert sich deine Steuerung mit Power BI und Xentral
Du ersetzt Portal-Exports und Excel-Logik durch ein einheitliches Modell, nachvollziehbare Kennzahlen und klare Zugriffe.
- Excel-Wochenübersicht mit manuellen Exporten
- Umsatz weicht je System und Sicht ab
- Retouren/Gutschriften ohne gemeinsame Logik
- Marketingkosten getrennt vom ERP bewertet
- Lagerentscheidungen ohne Reichweite und Tempo
- Power BI Dashboards für Kanal und Lager
- Einheitliche Definitionen für KPIs und Zeitlogik
- Belege sauber normalisiert und nachvollziehbar
- Kanal-Deckungsbeitrag inkl. Werbekosten
- Tägliche/wochentliche Routinen statt Adhoc-Excel
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete für Power BI Xentral – planbar statt offen
Du bekommst einen klaren Einstieg – und kannst danach gezielt ausbauen.
- KPI- und Dimensions-Workshop
- Datenquellen-Check (Xentral/Umfeld)
- Risiken, Security, Verantwortlichkeiten
- Roadmap für Setup und Dashboards
- Xentral-Anbindung inkl. Ladezyklen
- Normalisierung von Belegen
- Kanal- und Lager-Dashboard in Power BI
- Enablement für Fachbereiche
- Erweiterte Datenquellen (Shop/Ads)
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Weitere Reports & Datenmodell-Ausbau
- Übergabe in Support & Betreuung
Willst du wissen, ob deine Xentral-Daten „Power-BI-ready“ sind?
- Klarer Scope für Kanal- und Lager-Reporting
- Abgleich: ERP vs. Shop vs. Marktplatz
- Konkrete nächste Schritte für Setup & Modell
Häufige Fragen
Wie verbinde ich Xentral mit Power BI?
Typisch ist ein Weg über eine API oder strukturierte Exporte, die in ein Staging übernommen und dann in Power BI modelliert werden. Entscheidend ist weniger „der Connector“, sondern ein stabiler Prozess: Zugriff, Ladezyklen, Fehlerhandling und ein Datenmodell, das Belege (Auftrag, Rechnung, Gutschrift) korrekt abbildet.
Welche Datenquellen sollte ich neben Xentral einplanen?
Für Kanal- und Deckungsbeitragssteuerung brauchst du meist zusätzlich Shop- und Marktplatzdaten sowie Werbekosten aus deinen Marketingkonten. Für Lagersteuerung reichen oft ERP-Daten – wichtig sind aber saubere Stammdaten (Artikel, Artikelgruppen, Lager) und eine klare Zeitdefinition (Auftragsdatum, Versanddatum, Rechnungsdatum).
Wie löse ich Retouren und Gutschriften, damit die Zahlen stimmen?
Du brauchst eine einheitliche Logik, wie Retoure und Gutschrift auf Auftrag, Artikel und Kanal wirken. In der Praxis heißt das: Normalisierung auf gemeinsame Schlüssel, klare Vorzeichenlogik und definierte Beziehungen im Modell. So bekommst du konsistente Summen – egal ob du nach Kanal, Artikelgruppe oder Zeit filterst.
Wie sieht es mit Sicherheit, Berechtigungen und Support aus?
Wir klären früh, wer welche Daten sehen darf (z. B. Geschäftsführung, Einkauf, Marketing, Lager) und setzen Rollen und Zugriffe in Power BI entsprechend auf. Für den laufenden Betrieb kannst du auf Wunsch eine feste Betreuung nutzen – oder wir befähigen dein Team für Weiterentwicklung und Betrieb.