Power BI Wrike: Projekt-Reporting, das du wirklich steuern kannst
Wir bauen dir ein Power-BI-Reporting auf Wrike-Basis, das Termine, Status, Verweildauer und Aufwand über alle Projekte sauber vergleichbar macht.
- Portfolio-Blick über alle Projekte
- Plan/Ist für Termine und Aufwand
- Saubere KPIs statt Excel-Kopieren
Wrike hat Daten – aber du siehst nicht, was wirklich passiert
Wrike zeigt dir den Status pro Projekt. Was fehlt, ist der Blick über alle Projekte: Wo staut es sich, welche Teams sind überlastet, welche Deadlines rutschen gerade weg?
Wenn Verlagsleitungen Terminübersichten in Excel nachbauen und Monatsberichte aus mehreren Exportdateien entstehen, kommt die Wahrheit zu spät – und oft mit Zählfehlern durch gelöschte Aufgaben oder abgebrochene Projekte.
Was ein gutes Wrike-Reporting leisten muss
Damit du steuerst statt nachläufst, braucht es klare Regeln, ein sauberes Datenmodell und Kennzahlen, die wirklich beantwortbare Fragen stellen.
Vergleich statt Einzellisten
Du brauchst den Vergleich über 40 Projekte: Projekt gegen Projekt, Plan gegen Ist, Vorjahr gegen aktuelles Jahr – nicht nur einzelne Wrike-Ansichten.
Gelöschtes darf nicht mitzählen
Wenn gelöschte Aufgaben und abgebrochene Projekte in Exporten hängen bleiben, kippen KPIs. Reporting muss aktive vs. inaktive Work Items sauber trennen.
Verweildauer und Statuswechsel sichtbar machen
Engpässe erkennst du, wenn du Statusgruppen, Verweildauer je Status und Anzahl Statuswechsel je Aufgabe auswertest – nicht erst im Monatsbericht.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Power BI mit Wrike besonders?
Für Verlagsleitungen, Projektleitungen, Produktionsleitung und Controlling, die Wrike als Projekt- und Aufgabensystem nutzen – und für die Excel-Terminübersichten zum täglichen Bottleneck geworden sind.
Typisch ist: Du willst wöchentlich steuern (mit täglicher Sicht auf überfällige Aufgaben) und monatlich belastbar reporten – inklusive Kapazität, Aufwand und Termintreue.
Was steckt im Paket?
Ein klar abgegrenzter Einstieg: von Wrike-Daten zu steuerbaren Dashboards.
Use Cases & KPI-Definition
Wir legen gemeinsam fest, welche Fragen du beantworten willst: überfällige Aufgaben je Projekt, Anteil Aufgaben je Statusgruppe, Durchlaufzeit, Plan/Ist-Abweichung, gebuchte Stunden je Team und Zeitkategorie.
Datenmodell für Wrike-Strukturen
Wir modellieren Work Items, Projekte, Ordner, Teams, benutzerdefinierte Felder und Zeitlogik (Erstellung, Termin, Abschluss, Buchung). Ergebnis: konsistente Dimensionen statt wilder BI-Exporte.
Dashboards für Portfolio & Kapazität
Du bekommst KPI-Dashboards in Power BI für Termin- und Portfoliosteuerung sowie Kapazität und Aufwand – inklusive Drilldown von Gesamtportfolio bis Aufgabe.
Regeln für Datenqualität & Betrieb
Wir definieren, wie gelöschte Aufgaben, abgebrochene Projekte und Statusgruppen behandelt werden – damit dein Reporting stabil bleibt und nicht jeden Monat „neu erklärt“ werden muss.
Hol dir den Portfolio-Blick für Wrike in Power BI
- Use Cases abgrenzen, KPIs festziehen
- Datenmodell statt Excel-Übertragungen
- Start mit erstem produktiven Dashboard
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis (Terminsteuerung und Kapazität auf Wrike-Basis).
Verlagsgruppe: Termin- und Portfoliosteuerung über 40 Projekte
Ausgangslage
- Projektstatus lag nur je Projekt in Wrike vor
- Terminübersichten wurden manuell in Excel gepflegt
- Kein Vergleich Projekt gegen Projekt möglich
- Gelöschte Work Items verfälschten Zählungen
Ergebnis
- Power BI Portfolio-Dashboard für alle Projekte
- KPIs: überfällige Aufgaben je Projekt und Statusgruppe
- Durchlaufzeit und Verweildauer je Status sichtbar
- Klare Datenregeln: aktiv vs. gelöscht getrennt
Medienproduktion: Aufwand und Kapazität nach Teams und Zeitkategorie
Ausgangslage
- Zeitbuchungen in Wrike ohne Abgleich zur Planung
- Monatsbericht entstand aus mehreren Exportdateien
- Keine Sicht auf Stunden je Team und Projekt
- Statuswechsel wurden nicht ausgewertet
Ergebnis
- Plan/Ist-Reporting für gebuchte vs. geplante Stunden
- Auswertung nach Team, Projekt und Zeitkategorie
- Monatliche Kapazitätsübersicht für Controlling
- Transparenz: Statuswechsel und Verweildauer je Aufgabe
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route – vom Bergfuß (Datenchaos) zum Gipfel (Steuerung).
Erstgespräch
Wir klären deine wichtigsten Use Cases, Wrike-Strukturen (Ordner, Custom Fields, Statusgruppen) und welche Vergleiche du brauchst: Plan/Ist, Vorjahr, Projekt gegen Projekt.
Setup
Wir setzen Power BI auf, bauen das Datenmodell für Projekte und Work Items und definieren Regeln für Datenqualität (z.B. gelöschte Aufgaben, abgebrochene Projekte, Zeitlogik).
Training
Wir gehen die Dashboards mit Verlagsleitung, Projektleitern und Controlling durch, schärfen Definitionen und sorgen dafür, dass jeder KPI eindeutig ist.
Skalierung
Danach erweitern wir Schritt für Schritt: zusätzliche Dimensionen, neue Kennzahlen, weitere Reports – ohne jedes Mal das Fundament umzubauen.
So verändert sich deine Steuerung
Du erkennst Engpässe in Statusgruppen und Termintreue früh – statt erst im Monatsbericht.
- Excel-Terminübersichten per Hand gepflegt
- Wrike-Listen ohne Portfolio-Vergleich
- Monatsreport aus mehreren Dateien
- Gelöschte Aufgaben zählen in KPIs mit
- Aufwand ohne Plan/Ist-Abgleich
- Power BI Portfolio-Sicht über alle Projekte
- KPIs zu Verweildauer und Statuswechseln
- Plan/Ist für Termine und Aufwand
- Saubere Trennung: aktiv vs. gelöscht
- Wöchentliche Steuerung, monatliches Reporting
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Ein Einstieg, der sich im Reporting sofort auszahlt
Du bekommst einen klaren Scope – passend zu deinen Wrike-Use-Cases.
- Use Cases und KPI-Definition
- Dimensionen und Begriffe klären
- Mockup für Portfolio-Dashboard
- Nächste Schritte als Umsetzungsplan
- Datenmodell für Projekte und Aufgaben
- Dashboards: Termin & Portfolio
- KPIs: Statusgruppe, Verweildauer, Überfälligkeit
- Abnahme-Workshop mit Key Usern
- Zusatz-Dashboard: Kapazität & Stunden
- Plan/Ist-Vergleiche und Drilldowns
- Datenqualitätsregeln fest verankert
- Betriebs- und Erweiterungskonzept
Hol dir den Portfolio-Blick für Wrike in Power BI
- Use Cases abgrenzen, KPIs festziehen
- Datenmodell statt Excel-Übertragungen
- Start mit erstem produktiven Dashboard
Häufige Fragen
Brauchen wir für Power BI Wrike einen Enterprise-Tarif?
Das hängt davon ab, wie du an Wrike-Daten kommst (z.B. über Exporte, API, vorhandene Konnektoren) und welche Felder du brauchst. Im kostenlosen Austausch klären wir, welche Option zu eurem Setup passt und wie stabil der Abruf laufen kann.
Wie verhindert ihr, dass gelöschte Aufgaben unsere Kennzahlen verfälschen?
Wir definieren im Datenmodell klare Regeln für aktive vs. gelöschte Work Items und für abgebrochene Projekte. Damit bleiben Zählungen (z.B. abgeschlossene Aufgaben je Woche) konsistent und nachvollziehbar.
Können wir Plan gegen Ist für Termine und Aufwand abbilden?
Ja. Für Termine vergleichen wir geplante Endtermine und tatsächliche Abschlüsse. Für Aufwand setzen wir gebuchte Stunden in Beziehung zu geplanten Stunden – typischerweise nach Projekt, Team und Zeitkategorie.
Wie schnell sehen wir ein erstes Dashboard?
Wenn Use Cases und Datenzugang klar sind, kannst du zügig ein erstes produktives Power BI Dashboard bekommen. Entscheidend ist, wie sauber eure Wrike-Strukturen gepflegt sind (Statusgruppen, Custom Fields, Zeitlogik) und wie der Datenabruf organisiert wird.