Power BI weclapp: ERP-Daten als klare Dashboards
Wir verbinden weclapp mit Power BI, damit du eure Geschäftsprozesse in Echtzeit-Dashboards steuerst statt im Excel-Nebel zu stochern.
- ERP, CRM und FiBu in einem Modell
- Automatisierte Refreshes statt Monats-Exporte
- Governance, Rollen und DSGVO sauber gelöst
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Wenn weclapp dein ERP ist, warum reportest du noch wie 2012?
Viele Teams nutzen weclapp als Cloud ERP, aber für Reporting endet der Weg dann doch wieder bei Exporten, Excel-Erstellung und individuellen Reports pro Fachbereich.
Ergebnis: widersprüchliche Zahlen, hoher manueller Aufwand pro Monat und ein Reporting, das eher verwaltet als steuert.
Was Power BI mit weclapp macht (und was nicht)
Power BI ersetzt weclapp nicht. Es macht eure weclapp-Daten analysierbar, vergleichbar und teilbar – als Standard-Reporting, KPI-Dashboards und Self-Service BI.
Eine Sicht auf ERP, CRM und FiBu
Du modellierst Daten aus weclapp (z. B. Aufträge, Artikel, Lager, Projekte) als konsistentes Datenmodell – statt pro Report neu zu basteln.
Steuern statt suchen
Mit klaren KPIs (Umsatz, Marge, Lieferfähigkeit, Pipeline) erkennt ihr Abweichungen früh und steuert Geschäftsprozesse datenbasiert.
Weniger Excel, mehr Verlässlichkeit
Automatisierte Refreshes im Power BI Service, saubere Berechtigungen und dokumentierte Logik reduzieren Fehler und machen Reports wartbar.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Power BI + weclapp besonders?
Für mittelständische Unternehmen, die weclapp bereits für Handel, Dienstleistungen oder Produktion nutzen – und endlich eine Reporting-Plattform wollen, die mitwächst.
Typische Auslöser: wachsendes Vertriebsteam, mehr Artikel/Varianten, mehrere Standorte, oder die Erkenntnis: „Wir verbringen jeden Monat zu viel Zeit mit Exporten und Abstimmungen.“
Was steckt im Paket?
Von der Anbindung bis zum ersten produktiven Dashboard – strukturiert nach Polarstern-Methodik.
Voraussetzungen & Setup-Check
Wir klären Tenant, Power BI Lizenzen, Datenumfang, Tabellen/Module in weclapp und ob ihr mit API-Token arbeiten könnt. Danach steht das technische Setup für stabile Refreshes.
Schritt-für-Schritt: weclapp mit Power BI verbinden
Wir richten die weclapp API Anbindung ein (API-Token, REST Endpoint, JSON-Format), bauen die erste Datenabfrage in Power Query und bringen sie in ein sauberes Modell.
Datenmodell & Integrationslogik
Wir modellieren nach Star-Schema, definieren Kennzahlen (DAX), sorgen für eindeutige Schlüssel und legen fest, wie ERP, CRM und Finanzbuchhaltung (FiBu) logisch zusammenlaufen.
Sicherheit, Zugriff & Betrieb
DSGVO, rollenbasierte Zugriffskontrollen in Power BI, Workspace-Struktur und dokumentierte Prozesse für Änderungen. Optional: Datenplattform in Microsoft Fabric als skalierbares Fundament.
Willst du einmal sauber sehen, was in weclapp wirklich passiert?
- Kurzcheck: Daten, API, Lizenzen, Zielbilder
- Konkrete Dashboard-Ideen für eure Prozesse
- Klare nächsten Schritte inkl. Zeitplan
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis (typische weclapp-Setups, typische BI-Ergebnisse).
Handel: Warenwirtschaft & Vertrieb in einem KPI-Cockpit
Ausgangslage
- weclapp als ERP, CRM aktiv genutzt
- Reporting über Exporte und Excel-Erstellung
- Individuelle Reports je Team, widersprüchliche KPIs
- Kein Drilldown von Umsatz bis Beleg
Ergebnis
- Power BI Modell mit einheitlichen KPI-Definitionen
- Vertriebs-Pipeline und Auftragslage im Blick
- Lager/Artikel-Analysen für Lieferfähigkeit
- Automatisierte Refreshes statt Monats-Exports
Dienstleistung: Projekt- und Helpdesk-Transparenz für Führung
Ausgangslage
- weclapp als Cloud ERP inkl. Helpdesk (weclapp Modul)
- Status-Reporting manuell, viel Abstimmungsaufwand
- Keine klare Sicht auf Auslastung und Budgetverbrauch
- Zahlen lagen verteilt in ERP und Excel-Listen
Ergebnis
- Dashboards für Projektstatus, Timesheet und SLA-Übersicht
- Transparenz über offene Tickets und Trends je Kunde
- Standard-Reporting für Teamleads und Management
- Self-Service BI für schnelle Detailfragen
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Ein Onboarding-Plan, der euch vom Bergfuß bis zum ersten Gipfel führt – ohne Tool-Zirkus.
Erstgespräch
Wir klären Use Cases, Module in weclapp (ERP, CRM, Helpdesk, Finanzbuchhaltung), Ziel-KPIs und eure Anforderungen an Sicherheit/DSGVO. Ergebnis: klare Scope-Skizze und Umsetzungsroute.
Setup
Technisches Setup: Zugriff über weclapp API, API-Token, Datenabfragen (REST Endpoint/JSON), Refresh-Konzept im Power BI Service, plus Regeln für Datenmodellierung und Naming.
Training
Wir bauen gemeinsam 1–2 Kern-Dashboards und übergeben ein Template: PBIX-Struktur, Measures, Datenmodell-Patterns und Guidelines, damit ihr eigene Reports sauber weiterführen könnt.
Skalierung
Danach wird erweitert: weitere Module/Datenquellen (z. B. DATEV), Qualitätschecks, Governance und optional Microsoft Fabric als Plattform. So wächst ihr kontrolliert – statt Wildwuchs.
So fühlt sich die Umstellung in der Praxis an
Du gehst von „klicken, exportieren, basteln“ zu einem Reporting, das automatisch läuft und Entscheidungen beschleunigt.
- Monatlicher Export aus weclapp nach Excel
- Viele individuelle Reports je Abteilung
- KPIs werden pro Datei unterschiedlich gerechnet
- Refresh hängt an Einzelpersonen und Geräten
- Unklare Zugriffe auf sensible FiBu-Daten
- Power BI Reports mit planbarem Refresh
- Zentrales Datenmodell für ERP und CRM
- KPI-Definitionen dokumentiert und einheitlich
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen im Service
- Skalierbare Grundlage für weitere Systeme
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete: vom Start bis zur skalierbaren Plattform
Du bekommst einen klaren Einstieg und kannst danach genau dort ausbauen, wo es Business Value bringt.
- Setup-Check & Datenquellen-Scope
- weclapp API-Token & erster Connector
- Basis-Datenmodell + 1 MVP-Report
- Übergabe eines PBIX-Templates
- Mehrere weclapp-Module integriert
- Star-Schema, DAX-KPIs, Drilldowns
- Berechtigungen & Workspace-Konzept
- Onboarding & Enablement für Key-User
- Mehrere Systeme zusätzlich zu weclapp
- Option: Microsoft Fabric als Plattform
- Governance, Doku, Betriebsprozesse
- Erweiterungspipeline für neue Reports
Willst du einmal sauber sehen, was in weclapp wirklich passiert?
- Kurzcheck: Daten, API, Lizenzen, Zielbilder
- Konkrete Dashboard-Ideen für eure Prozesse
- Klare nächsten Schritte inkl. Zeitplan
Häufige Fragen
Wie verbinde ich weclapp mit Power BI?
Typisch läuft es über die weclapp API: Du erzeugst einen API-Token in weclapp, nutzt REST Endpoints und lädst die Daten als JSON in Power Query (Power BI Desktop). Danach veröffentlichst du den Report in den Power BI Service und richtest Refresh und Berechtigungen ein.
Welche Voraussetzungen brauche ich für Power BI weclapp?
Du brauchst Zugriff auf weclapp (inkl. API-Freigabe und API-Token), einen Power BI Tenant/Arbeitsbereich und Klarheit, welche Module genutzt werden (ERP, CRM, Helpdesk, Finanzbuchhaltung). Wichtig ist auch: Wer ist fachlich Owner der KPIs – und wer darf was sehen?
Ist das DSGVO-konform und wie sichere ich Zugriffe ab?
DSGVO-konform wird es, wenn Zugriff und Datenfluss sauber geregelt sind: minimale Berechtigungen, Rollen in Power BI, getrennte Workspaces, und klare Regeln, welche FiBu- und Personendaten überhaupt in Reports gehören. Für besondere Governance-Anforderungen kann Purview zusätzlich helfen, z. B. für Klassifizierung und Nachvollziehbarkeit.
Gibt es PBIX-Vorlagen oder ein Template zum Download?
Ja – im Projekt erstellen wir ein Template, das zu euren Modulen und KPIs passt: PBIX-Struktur, Modell-Patterns, Measures und Reporting-Guidelines. Das Ziel ist, dass du danach eigene Reports erstellen kannst, ohne jedes Mal bei null zu starten.