Power BI awork: Auslastung, Marge und Abrechnung auf einen Blick
Wir verbinden awork sauber per API mit Power BI, damit Auslastung, Projektmarge und offene Abrechnung auf echten Vollzahlen basieren.
- Vollständige API-Daten dank Pagination
- Rollen & Berechtigungen korrekt umgesetzt
- Plan-Ist, Vorjahr, Teamvergleich im Dashboard
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Wenn die Zahlen aus Exporten kommen, wird’s schnell teuer
Du ziehst Exporte aus awork, baust die Auslastung in Excel und merkst erst spät, dass dir Daten fehlen oder Summen nicht stimmen.
Typisch sind API-Teilabrufe (Pagination), falsche Berechtigungen (User sieht nur eigene Zeiten) und ein Abrechnungsprozess, der in der Buchhaltung passiert, ohne Rückmeldung an awork.
Damit dein Reporting nicht rät, sondern rechnet
Für Auslastung, Marge und Abrechnung musst du drei Dinge sauber hinbekommen: vollständige Daten, eindeutige Logik und klare Dimensionen.
API-Abruf ohne Datenlücken
Wenn pageSize oder Seitenlogik fehlt, wirken Projekte „kleiner“ als sie sind. Für Plan-Ist und Marge ist das Gift.
Rechte & Rollen passend zum Use Case
Ein normales Benutzerkonto sieht oft nur eigene Zeiteinträge und zugewiesene Aufgaben. Für Management-Reports braucht ihr read/manage sauber gelöst.
Abrechnungsstatus wirklich auswertbar machen
Billable ist nicht billed. Wenn Rechnungen in der Buchhaltung entstehen, aber awork nichts zurückbekommt, bleiben abrechenbare Zeiten unsichtbar.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich Power BI mit awork besonders?
Für Unternehmen, die Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung in awork haben und Auslastung, Marge und Abrechnung aktuell in Excel „zusammenstecken“.
Besonders sinnvoll, wenn Geschäftsführung, Bereichsleitungen und Controlling regelmäßig Plan gegen Ist vergleichen wollen und Festpreis- und Aufwandsprojekte getrennt gesteuert werden sollen.
Was steckt im Paket?
Ein klarer Einstieg, der dich schnell zu belastbaren Kennzahlen bringt – ohne Tool-Zirkus, nur Microsoft.
Datenanbindung awork API
Wir setzen den API-Abruf so auf, dass Pagination, pageSize, API-Key und Berechtigungen funktionieren und die Daten vollständig in Power BI ankommen.
Datenmodell & Dimensionen
Wir modellieren Projekt, Projekttyp, Kunde, Team, Aufgabe, Art der Arbeit und Abrechnungsstatus (billable/billed) so, dass eure Fragen eindeutig beantwortet werden.
KPI-Set für Auslastung & Marge
Erfasste Stunden je Team/Monat, Anteil abrechenbarer Stunden, Plan gegen Ist je Projekt, Umsatz und Marge je Kunde sowie Restbudget je Festpreisprojekt.
Reportseiten für Steuerung & Abrechnung
Wöchentliche Auslastung plus monatliche Sicht, dazu eine Seite „billable aber nicht billed“, Budgetverbrauch je Projekt und überfällige Aufgaben für die Projektsteuerung.
Willst du einmal sauber sehen, was in awork wirklich passiert?
- API-Abruf, Rechte und Logik gemeinsam prüfen
- Konkrete KPI-Fragen in Dashboardseiten übersetzen
- Nächste Schritte als klare Route festhalten
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis: so entsteht aus awork ein steuerbares Reporting in Power BI.
Agentur: Auslastung wöchentlich, Marge monatlich steuerbar
Ausgangslage
- Auslastung entstand aus awork-Exporten in Excel
- API-Abruf lieferte nur Teilmengen ohne Pagination
- Abrufkonto sah nur eigene Zeiteinträge
- Festpreis und Aufwand wurden nicht getrennt ausgewertet
Ergebnis
- Vollständige Zeiteinträge per pageSize und Seitenlogik
- Berechtigungen für Management-Reporting sauber gelöst
- Auslastung je Team mit Wochen- und Monatssicht
- Marge und Restbudget je Projekt transparent im Dashboard
IT-Dienstleister: Offene Abrechnung sichtbar, Budgetrisiken früh erkannt
Ausgangslage
- Billable-Zeiten wurden erfasst, aber nicht konsequent billed
- Rechnungen liefen in der Buchhaltung ohne Rückmeldung
- Controlling musste monatlich manuell konsolidieren
- Budgetverbrauch je Projekt war nur grob nachvollziehbar
Ergebnis
- Reportseite „abrechenbar, aber nicht abgerechnet“
- Kennzahl zur Dauer von Leistung bis Abrechnung
- Budgetverbrauch und Plan-Ist je Projekt im Fokus
- Klare Drilldowns nach Kunde, Team und Projekttyp
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine klare Route vom Bergfuß bis zum ersten verlässlichen Dashboard – und dann weiter zur Skalierung.
Erstgespräch
Wir klären Use Cases (Auslastung, Marge, Abrechnung), definieren Dimensionen und prüfen kurz eure awork-API-Realität: Pagination, API-Key, read/manage und wer was sehen darf.
Setup
Wir setzen die Datenanbindung auf, bauen das Datenmodell und liefern die ersten Reportseiten in Power BI – mit Plan-Ist, Vorjahr und Teamvergleichen dort, wo ihr sie braucht.
Training
Wir zeigen Controlling und Projektverantwortlichen, wie sie die Dashboards sicher lesen, filtern und für Monatsabschluss und Steuerung nutzen.
Skalierung
Danach erweitern wir Schritt für Schritt: neue KPI-Fragen, bessere Abrechnungslogik, zusätzliche Quellen (z. B. Buchhaltung/CRM) und saubere Archivierung für Historie.
So verändert sich eure Steuerung mit einem sauberen Setup
Du gehst weg von Excel-Export-Logik und hin zu einem konsistenten Blick auf Projekte, Teams und Abrechnung.
- Monatsanfang: Exporte ziehen und bauen
- Teilabrufe durch fehlende Pagination
- Summen zu niedrig wegen falscher Berechtigung
- Billable und billed nicht sauber trennbar
- Festpreis vs. Aufwand nur grob vergleichbar
- Automatisierter awork-API-Abruf mit Vollzahlen
- Ein Datenmodell für Teams, Kunden, Projekte
- Auslastung wöchentlich und monatlich steuerbar
- Offene Abrechnung klar sichtbar nach Projekt
- Plan-Ist und Budgetverbrauch im selben Blick
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Pakete: vom ersten Dashboard bis zur Steuerungsplattform
Der Preis hängt davon ab, wie viele Use Cases und Datenquellen du direkt sauber abdecken willst.
- Use Case-Outline und KPI-Definition
- Prüfung API: Pagination und pageSize
- Erste Power-BI-Reportseite als Prototyp
- Klare Roadmap für die nächsten Schritte
- awork API-Anbindung inkl. Berechtigungen
- Datenmodell mit Projekt/Team/Kunde/Status
- Dashboards: Auslastung, Marge, Plan-Ist
- Übergabe-Session für Controlling & Leads
- Zusätzliche Seite: billable vs. billed
- Budgetverbrauch, Restbudget, Projekttyp-Logik
- Integration weiterer Systeme nach Bedarf
- Betriebskonzept und Skalierungsplan
Willst du einmal sauber sehen, was in awork wirklich passiert?
- API-Abruf, Rechte und Logik gemeinsam prüfen
- Konkrete KPI-Fragen in Dashboardseiten übersetzen
- Nächste Schritte als klare Route festhalten
Häufige Fragen
Warum kamen über die awork API nur zehn Zeiteinträge?
Typischer Grund: Pagination ist nicht umgesetzt oder pageSize ist nicht gesetzt. Dann liefert der Endpunkt nur eine Teilmenge. Für Reporting musst du die Seitenlogik sauber abarbeiten, sonst stimmen Auslastung, Plan-Ist und Marge nicht.
Welches Konto sollte die Daten aus awork abrufen?
Nicht ein „normaler“ Benutzer, der nur eigene Zeiten und Aufgaben sieht. Für Management- und Controlling-Reports braucht ihr ein technisch sauberes Setup mit API-Key und passenden Berechtigungen (read und je nach Bedarf manage), damit die Daten vollständig und korrekt sind.
Wie bildet ihr billable und billed in Power BI ab?
Wir übernehmen den Abrechnungsstatus aus awork (z. B. billable/billed) als eigene Dimension und bauen darauf Kennzahlen wie „abrechenbar, aber nicht abgerechnet“ und die Dauer von Leistung bis Abrechnung. Wenn eure Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware entstehen, schauen wir zusätzlich, wie ihr den Status zurückspielt oder logisch abgrenzt.
Kann man Festpreisprojekte und Aufwandsprojekte getrennt auswerten?
Ja. Wir führen Projekttypen als klare Dimension und bauen Kennzahlen wie Restbudget je Festpreisprojekt und Plan gegen Ist je Projekt. So siehst du schneller, wo Festpreise kippen und wo Aufwandsprojekte aus dem Rahmen laufen.