BI Einführung kleines Unternehmen: starten mit einem Pilot
Wir bauen mit dir eine schlanke BI-Basis, damit Honorar, Zeiten und Auslastung nicht mehr aus Quartals-Excel geschätzt werden.
- Start mit Honorar & Auslastung
- Mandatsnummern sauber zusammenführen
- Monatliche und wöchentliche Steuerung
Wenn BI fehlt, frisst Excel Zeit – und Entscheidungen bleiben Bauchgefühl
In kleinen Unternehmen ist Reporting oft ein Quartalsprojekt: Exporte, Copy/Paste, Abstimmungen – und am Ende diskutiert ihr über Zahlen statt über Maßnahmen.
Gerade in einer Kanzlei wird es kritisch, wenn Zeiterfassung und Honorarabrechnung unterschiedliche Mandatsnummern nutzen und ihr keine verlässliche Sicht auf Mandatsprofitabilität, Auslastung und offene Honorarforderungen habt.
Warum eine BI Einführung im kleinen Unternehmen anders laufen muss
Du brauchst keinen Big-Bang. Du brauchst einen machbaren ersten Schritt, der Datenlogik klärt und sofort nutzbare Übersichten liefert.
Daten passen nicht zusammen
Wenn Mandatsnummern aus Zeiterfassung und Abrechnung nicht matchen, stimmen Vergleich und Profitabilität nicht – das muss zuerst geklärt werden.
Zu viel manuelle Arbeit
Mehrere Tage pro Quartal für eine Excel-Mappe sind ein Warnsignal: Automatisierung und ein einheitliches Datenmodell sind der Hebel.
Kennzahlen sind nicht definiert
Realisierungsgrad, Auslastung oder „profitables Mandat“ klingen klar, sind aber oft unterschiedlich verstanden – BI braucht klare KPI-Definitionen.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt sich eine BI Einführung im kleinen Unternehmen?
Für Kanzleien und kleinere Organisationen ohne eigene IT-Abteilung, die trotzdem verlässliche Steuerungszahlen brauchen.
Besonders, wenn du mit einem Pilot starten willst: Honorar und Zeiten für ein Team, monatlich fürs Controlling der Partner – und wöchentlich für Fristen und Bearbeitungsstände.
Was steckt im Paket?
Ein kleiner Schritt, der sitzt: Datenlogik, KPI-Definitionen, erstes Dashboard.
Pilot-Scoping & KPI-Set
Wir schneiden den Use Case sauber zu: Honorar je Mandat/Quartal, Auslastung je Team, Realisierungsgrad sowie offene Honorarforderungen nach Alter – inkl. Definitionen.
Datenmodell & Mapping
Wir führen Mandatsnummern aus Zeiterfassung und Abrechnung zusammen, bauen Dimensionen (Mandat, Leistungsart, Team, Berufsträger, Zeit) und schaffen eine belastbare Grundlage.
Power BI Dashboard
Ein KPI-Dashboard für Partner und Büroleitung: Mandat gegen Mandat, Team gegen Team, Vorjahr-Vergleich – plus Drilldowns bis Leistungsart.
Betrieb & Zuständigkeiten
Du bekommst eine klare Packliste: wer liefert welche Daten, wer pflegt Mapping-Tabellen, wie laufen Updates – passend für ein kleines Unternehmen ohne IT-Team.
Willst du BI klein starten – aber richtig?
- Use Case & Pilot gemeinsam zuschneiden
- Aufwand, Rollen und Vorbereitung klären
- Nächstes sinnvolles Etappenziel festlegen
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis, wie ein Pilot in kleinen Organisationen aussehen kann.
Kanzlei-Pilot: Honorar, Zeiten und Auslastung in einem Blick
Ausgangslage
- Quartals-Excel aus Software-Exporten, mehrere Tage Aufwand
- Zeiterfassung und Abrechnung mit unterschiedlichen Mandatsnummern
- Leistungsarten werden erfasst, aber nicht ausgewertet
- Partner wollen Mandatsprofitabilität und Auslastung monatlich sehen
Ergebnis
- Ein Mapping der Mandatsnummern als zentrale Referenz
- Power BI Modell mit Mandat, Team, Leistungsart, Zeitachsen
- KPI-Dashboard: Honorar, Stunden, Realisierungsgrad, Auslastung
- Standard-Reporting monatlich, ohne Excel-Schleifen
Büroleitung-Board: Fristen, Bearbeitungsstand und Rückstau wöchentlich
Ausgangslage
- Fristen und Aufträge liegen verteilt in Ablage, E-Mail und Listen
- Keine einheitliche Sicht auf offene Aufträge nach Frist
- Bearbeitungsdauer je Auftragsart wird nicht gemessen
- Engpässe werden erst bemerkt, wenn es brennt
Ergebnis
- Wöchentlicher Überblick: offene Aufträge nach Frist und Alter
- Analyse nach Auftragsart, Team und Berufsträger
- Transparente Bearbeitungsdauer und Anteil verspäteter Abgaben
- Klare Routine für Datenpflege und Verantwortlichkeiten
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Vier Etappen – damit du schnell oben ankommst, ohne dich zu übernehmen.
Erstgespräch
Wir legen den Polarstern fest: Welche Fragen sollen Partner und Büroleitung sicher beantworten können, welche KPIs zählen, und was ist der kleinste sinnvolle Pilot?
Setup
Wir klären Datenquellen und bauen das Fundament: Mandatsnummern-Mapping, Dimensionen (Mandat, Team, Leistungsart, Zeit), sowie eine stabile Logik für Honorar und Zeiten.
Training
Wir übergeben nicht nur ein Dashboard, sondern auch Bedienung und Ablauf: Filterlogik, Drilldowns, Pflege der Stammdaten und ein klarer Prozess für monatliche/wöchentliche Updates.
Skalierung
Wenn der Pilot sitzt, erweitern wir kontrolliert: weitere Teams, zusätzliche Kennzahlen (z.B. Forderungen/Alter), oder ein zweites Board für Fristen und Bearbeitungsstände.
So verändert sich eure Steuerung mit einem sauberen BI-Pilot
Du startest klein – und bekommst trotzdem belastbare Zahlen für Entscheidungen.
- Quartalsweise Excel-Mappe, viel Handarbeit
- Unklare KPI-Definitionen je Partner
- Mandatsnummern passen nicht zusammen
- Auslastung und Profitabilität nur geschätzt
- Fristen-Transparenz über Listen und E-Mails
- Monatliches Standard-Reporting in Power BI
- Einheitliche KPI-Definitionen und Drilldowns
- Sauberes Mapping der Mandatsnummern
- Auslastung, Realisierungsgrad, Profitabilität sichtbar
- Wöchentliches Board für Fristen und Rückstau
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Einstieg, der sich rechnet: weniger Excel, mehr Steuerung
Du wählst den Umfang so, dass er zu eurem Pilot und eurer Kapazität passt.
- Zielbild und Pilot-Abgrenzung
- KPI-Definitionen (Honorar, Auslastung)
- Datenquellen-Check und Packliste
- Roadmap für die nächsten Schritte
- Mandatsnummern-Mapping und Datenlogik
- Power BI Datenmodell und Measures
- Dashboard für Partner und Büroleitung
- Übergabe inkl. Rollen und Betrieb
- Erweiterung um Fristen und Bearbeitungsstand
- Zusätzliche Dimensionen und Vergleiche
- Standardisierte Aktualisierung und Governance light
- Skalierungsplan für weitere Teams/Use Cases
Willst du BI klein starten – aber richtig?
- Use Case & Pilot gemeinsam zuschneiden
- Aufwand, Rollen und Vorbereitung klären
- Nächstes sinnvolles Etappenziel festlegen
Häufige Fragen
Wir sind ein kleines Unternehmen ohne IT – geht das trotzdem?
Ja, wenn du den Pilot schlank hältst und Zuständigkeiten klar sind. Wir planen das Setup so, dass Fachbereich und Kanzleisoftware-Verantwortliche mitarbeiten können – ohne dass du ein IT-Team aufbauen musst.
Was müssen wir vorbereiten, bevor wir starten?
Im Kern: Zugriff auf Exporte/Reports aus Zeiterfassung und Abrechnung, ein Beispiel der aktuellen Excel-Mappe, sowie eine Liste der relevanten Mandatsnummern. Wichtig ist auch, wer das Mandatsnummern-Mapping fachlich verantwortet.
Wie startet man am besten: Honorar/Auslastung oder Fristen/Backlog?
Wenn Partner steuern wollen, starte mit Honorar, Zeiten und Auslastung. Wenn operativ Druck auf dem Kessel ist, starte mit Fristen und Bearbeitungsständen. Oft ist Honorar/Auslastung der bessere erste Gipfel, weil das Datenmodell danach leichter erweiterbar ist.
Brauchen wir dafür gleich eine Datenplattform wie Microsoft Fabric?
Nicht zwingend. Für einen ersten Pilot reicht häufig ein sauberer Power-BI-Aufbau mit klaren Datenwegen. Wenn Datenquellen wachsen, Governance wichtiger wird oder mehrere Use Cases parallel laufen, ist Microsoft Fabric der nächste logische Schritt.