Access Datenbank ablösen: sauber migrieren, besser reporten
Wir ersetzen eure gewachsene Access-Datenbank durch eine robuste Microsoft-Datenbasis und liefern Power BI-Reports für Absatz, Leergut und saubere Kundenstammdaten.
- Bestandsaufnahme statt Blindflug
- Kundennummern verknüpfen und bereinigen
- Power BI für Vertrieb & Buchhaltung
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Wenn Access zum Engpass wird, ist das kein IT-Problem
Eine Access-Datei, die als kleine Auftragsliste startete und heute von vielen genutzt wird, kippt irgendwann: Wissen steckt in Köpfen, Logik in Formularen und Abfragen – und niemand weiß, was wirklich kritisch ist.
Parallel laufen Warenwirtschaft, Excel-Auswertungen und Serverlaufwerke. Sobald Kundennummern je System nicht zusammenpassen, werden Absatz und Leergutsaldo zur Dauerbaustelle.
Typische Stolperstellen bei der Access-Ablösung
Damit die Ablösung nicht im Chaos endet, musst du drei Dinge gleichzeitig im Griff haben: Daten, Logik und Reporting.
Unklare Nutzung: Was ist wirklich im Einsatz?
Tabellen, Abfragen und Formulare wurden über Jahre ergänzt. Ohne Nutzungsanalyse migrierst du zu viel – oder lässt aus Versehen etwas weg, das wöchentlich gebraucht wird.
Uneinheitliche Kundennummern und Stammdaten
Wenn Kundenstamm und Aufträge in Access anders nummeriert sind als in der Warenwirtschaft, entstehen Abweichungen bei Leergutkonten, Aufträgen und Rechnungen.
Excel-Reporting aus Exporten frisst Zeit
Wenn Vertriebsauswertungen aus Access-Exporten gebaut werden, ist jede Woche ein „Konsolenlauf“ aus Kopieren, Prüfen und Nacharbeiten – ohne saubere Datenhistorie.
Ehrliche Partnerschaften führen zu erfolgreichen Datenprojekten.
Seit Jahren realisieren wir skalierbare Lösungen mit Microsoft Power BI, Fabric und Copilot.
Zertifizierungen
Projekte
zufriedenheit
Für wen lohnt es sich, Access jetzt abzulösen?
Wenn eure Access-Datenbank geschäftskritisch ist (Kundenstamm, Aufträge, Leergutkonten) und die Pflege an wenigen Personen hängt, ist der richtige Zeitpunkt meist nicht „irgendwann“, sondern bevor die nächste Datei beschädigt ist oder Know-how ausfällt.
Besonders, wenn du wöchentlich KPIs wie Absatz je Kunde und Artikelgruppe, Leergutsaldo je Kunde, offene Aufträge nach Alter oder Umsatz je Vertriebsgebiet brauchst – und die Zahlen heute nicht stabil zusammenpassen.
Was steckt im Paket?
Ein klarer Migrationspfad: von Access zu belastbaren Daten & Power BI.
Inventur: Tabellen, Abfragen, Formulare
Wir identifizieren, was wirklich genutzt wird, wo Geschäftslogik steckt und welche Datenobjekte für Zielsystem und Reporting relevant bleiben.
Datenmodell: Kunden, Artikel, Leergut, Zeit
Wir bauen ein nachvollziehbares Modell mit Verknüpfungen zwischen Kundennummer je System, Artikelgruppen, Leergutkonto, Vertriebsgebiet und Zeit (Auftrag/Lieferung/Migration).
Migration & Abgleich: Access vs. Warenwirtschaft
Wir überführen Daten in eine Microsoft-Datenbasis, schaffen Regeln für Dubletten und machen Abweichungen transparent – z. B. Kunden mit doppelter Nummer oder abweichendem Leergutkonto.
Power BI Reports für Vertrieb & Buchhaltung
Wöchentliche Auswertungen mit Drilldowns: Kunde gegen Kunde, Gebiet gegen Gebiet, Vorjahr-Vergleich – plus Monitoring für den Fortschritt der Ablösung.
Willst du wissen, wie viel in eurer Access-Datei wirklich steckt?
- 30 Minuten: Use Cases und Zielbild klären
- Erste Packliste für Migration & Reporting
- Einordnung: Power BI, Fabric, Governance
Gemeinsam erzielte Ergebnisse.
Zwei Beispiele aus der Praxis: wie Access-Ablösungen sauber landen.
Getränkehandel: Leergutkonten und Absatz aus einem Guss
Ausgangslage
- Access-Datei auf Serverlaufwerk, 10+ Nutzer
- Leergutkonten weichen zur Warenwirtschaft ab
- Vertriebsauswertungen per Export nach Excel
- Keine Doku zu Abfragen und Formularlogik
Ergebnis
- Gemeinsames Datenmodell für Kunde, Artikel, Leergut
- Abgleich-Report: Abweichungen je Kunde sichtbar
- Power BI-Dashboards für Gebiete und Vorjahr
- Weniger manuelle Excel-Schritte im Wochenlauf
B2B-Servicebetrieb: Access-Logik entkoppelt und reportbar gemacht
Ausgangslage
- Wichtige Geschäftsregeln stecken in Access-Formularen
- Unklar, welche Abfragen noch genutzt werden
- Dubletten im Kundenstamm über mehrere Systeme
- Berichte nur als statische Excel-Dateien
Ergebnis
- Nutzungsanalyse: Fokus auf kritische Objekte
- Bereinigte Kundenstammdaten und Verknüpfungen
- Power BI-Reporting inkl. Datenkatalog-Basics
- Governance-Regeln für neue Datenquellen
Unser Ansatz: In vier Phasen zum Erfolg
Eine Route, die dich vom Access-Bergfuß sicher nach oben bringt – ohne Nebenkriegsschauplätze.
Erstgespräch
Wir klären Use Cases (Vertrieb, Leergut, Ablösungssteuerung), Zielsystem und Datenquellen. Danach definieren wir, welche KPIs wöchentlich stehen müssen und welche Abweichungen sichtbar werden sollen.
Setup
Wir machen die Bestandsaufnahme (Tabellen, Abfragen, Formulare), bauen das Datenmodell und setzen Datenpipelines auf. Parallel entkoppeln wir Geschäftslogik aus Access und schaffen saubere Verknüpfungen (z. B. Kundennummer je System).
Training
Wir machen die Reports nutzbar: KPI-Definitionen, Filterlogik, Drilldowns und Verantwortlichkeiten. Damit Vertrieb, Buchhaltung und Innendienst die Zahlen gleich verstehen – ohne Excel-Interpretationsspielraum.
Skalierung
Wenn die Basis steht, skalieren wir: weitere Datenbereiche, mehr Automatisierung, Governance und ein dauerhafter Betrieb für eure Power BI- und Fabric-Umgebung.
So fühlt sich die Ablösung in der Praxis an
Du gehst von „Datei und Bauchgefühl“ zu „Plattform und nachvollziehbaren Zahlen“.
- Eine Access-Datei als Single Point of Failure
- Wissen bei wenigen Personen, ohne Doku
- Kundennummern passen je System nicht zusammen
- Leergutsaldo und Absatz werden diskutiert
- Reporting entsteht aus Exporten nach Excel
- Zentrale Datenbasis im Microsoft-Ökosystem
- Transparente Verknüpfungen und Regeln
- Power BI-KPIs für Vertrieb und Buchhaltung
- Abweichungen zwischen Systemen sichtbar
- Ablösungsfortschritt messbar und steuerbar
Wir lassen unsere Kunden für uns sprechen
SANHA GmbH & Co. KG
Ausgangssituation:
- Absatz- und Produktionsplanung auf Basis von Erfahrung statt Daten
- Unzureichende Transparenz über Nachfrageentwicklung am Markt führte zu Planungsunsicherheit
Ergebnis:
- KI-basierte Absatzprognosen als Grundlage für die Produktionssteuerung
- Effiziente Ressourcennutzung und frühzeitig erkennbare Nachfrageentwicklung
GBG Unternehmensgruppe
Ausgangssituation:
- Fragmentierte BI-Landschaft mit Tools wie Snowflake und Tableau
- Strategischer Wunsch nach Microsoft-Integration zur Vereinheitlichung
Ergebnis:
- Integration in das Microsoft-Ökosystem reduziert Systembrüche und vereinfacht die Datenarchitektur
- Unternehmensweite Migration von Tableau und Snowflake zu Power BI und Fabric
EW GROUP GmbH
Ausgangssituation:
- Daten aus zahlreichen internationalen Tochtergesellschaften waren verteilt und schwer vergleichbar
- Management hatte keinen konsolidierten Überblick über zentrale KPIs der einzelnen Gesellschaften.
Ergebnis:
- Zentrale Daten- und Reportingplattform schafft Transparenz über Kennzahlen aller Gesellschaften.
- Fundierte Managemententscheidungen auf Basis konsolidierter Daten statt isolierter Einzelreports.
Preise: Einstieg bis vollständige Access-Ablösung
Der Umfang hängt davon ab, wie viel Logik in Access steckt und wie viele Quellen angebunden werden.
- Use Cases & KPI-Definition
- Inventur Access-Objekte nach Nutzung
- Risiken, Abhängigkeiten, Prioritäten
- Roadmap für Migration & Power BI
- Datenmodell Kunde/Artikel/Leergut/Zeit
- Datenüberführung inkl. Abgleich-Logik
- Power BI-Dashboards für wöchentlichen Betrieb
- Übergabe: Doku und Betriebsleitplanken
- Microsoft Fabric Setup inkl. Pipelines
- Governance-Basics mit Purview-Struktur
- Mehr Reports und weitere Datenbereiche
- Support-Modell für laufende Weiterentwicklung
Willst du wissen, wie viel in eurer Access-Datei wirklich steckt?
- 30 Minuten: Use Cases und Zielbild klären
- Erste Packliste für Migration & Reporting
- Einordnung: Power BI, Fabric, Governance
Häufige Fragen
Müssen wir Access komplett abschalten, bevor Power BI läuft?
Nein. In vielen Ablösungen läuft Access eine Zeit parallel. Wichtig ist, dass du eine klare Verknüpfung der Daten (z. B. Kundennummer je System) aufbaust und Abweichungen transparent machst. Power BI kann so schon früh produktiv werden, während die Migration schrittweise weiterläuft.
Was passiert mit Logik aus Access-Formularen und -Abfragen?
Die wird nicht einfach „kopiert“, sondern sauber entkoppelt: fachliche Regeln werden dokumentiert, in ein nachvollziehbares Datenmodell überführt und – wo sinnvoll – in Datenpipelines abgebildet. Ziel ist, dass Wissen nicht mehr in einer einzelnen Datei steckt.
Wie geht ihr mit unterschiedlichen Kundennummern in Access und Warenwirtschaft um?
Wir bauen eine Mapping-Logik (Kundenstamm-Verknüpfung) und machen Dubletten sichtbar. Danach definieren wir, welches System führend ist und wie ein Zielsystem mit eindeutigen Schlüsseln aussehen muss. So werden Leergutkonto und Absatz je Kunde belastbar.
Können wir den Ablösungsfortschritt wöchentlich messen?
Ja. Neben Vertriebs- und Leergut-Reports setzen wir ein Steuerungs-Reporting auf: Anzahl Tabellen und Abfragen nach Nutzung, Anteil migrierter Daten, Abweichungen zwischen Access und Warenwirtschaft und offene Punkte je Fachbereich. Damit steuerst du die Migration wie ein Projekt – nicht wie ein Bauchgefühl.